改訂2版 出る順問題集 秘書検定2級に面白いほど受かる本
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本書の特長
特長1「出る順」だから、効率よく勉強できる
最近の全試験問題を徹底分析。出題頻度が高い順に項目を並べています。
特長2解説と練習問題も充実
本試験の問題をもとに1問で何倍も学べる練習問題を作りました。また、解答アドバイスも付けているので理解度もアップ。
特長3記述問題の対策も万全
苦手な人が多い記述問題ですが、本書では「記述対策」も丁寧に解説。確実な対策ができます。
これだけは押さえたい頻出用語150
覚えにくく、よく出題される用語の中から50個を厳選しました。試験会場での最後の復習などに、この一覧表を活用してください。キーワードは、用語の完全な解説ではなく、記憶の鍵(キー)となる言葉をあげています。詳しい解説は、本書内のページで確認してください。
| 用語 | キーワード |
| CC | 同じ内容のメールを送信。 CC欄に記入されたアドレスは表示される。 |
| BCC | 同じ内容のメールを送信。 BCC欄に記入されたアドレスは表示されない。 |
| 就業規則 | 職場のルール |
| マーケティング | 市場調査からアフターサービスまで、一連の活動 |
| 市場調査 | 消費者が何を好んでいるのかを調査 |
| 市場占有率 | その企業の占める割合。マーケット・シェア |
| 寡占 | 少数の売り手が市場の大部分を支配 |
| ジョブ・ ロー テーション |
いろいろな仕事を経験させる。職務転換 |
| 人事考課、 | 従業員の勤務評定 |
| 人事異動 | 昇進、降格などにより、従業員を適所に配置 |
| 株式会社 | 不特定多数の出資者から資金を集める会社 |
| 株主総会 | 株主が集まる会議 |
| 上場会社 | 証券取引所で株が売買される会社 |
| 定款 | 会社の根本規則 |
| 監查役 | 業務監査、会計監査をする |
| 取締役会 | 会社の業務執行の意思決定機関 |
| クライアント | 顧客や依頼主 |
| 知的財產 | 知的活動によって生まれた財産的な価値 |
| 財務諸表 | 利害関係人に経営状況を報告する書類 |
| 貨借对照表 (BS) | 会社の資産、負債、純資産の内容を表す |
| 进償却 | 費用として各会計年度に配分していく |
| 损益分岐点 | 売上高と総費用が等しくなる点 |
| 損益計算書 (P亡) | 1年間の企業成績を明らかにした計算書類 |
| 固定資産 | 1年を超えて所有・使用する財産 |
| 固定負債 | 1年を超える負債 |
| 円高・円安 | 日本円の価値の高低 |
| 付加值 | 企業の実質的な稼ぎ高 |
| 融資 | 金融機関が資金を貸し出すこと。 |
| 社情 | 企業が長期資金調達のために発行する債券 |
| 収入印紙 | 国の発行する証票で、税金や手数料の納付に使う |
| 抵当 | 担保のこと |
| 内容証明郵便 | 郵便物の内容を証明。証拠を残すため |
| 戸籍本 | 上員が掲載された公文書 |
| 指印(指印) | 将来句を修正するために押す印 |
| 消印 | 再利用防止のための印 |
| 債権・債務 | たとえば、貸金と借金 |
| 直接税 | 自分で直接支払う税金 |
| 間接税 | 者が直接支払わない税金 |
| 所得税 | 個人の所得に課される税 |
| 法人税 | 会社の所得に課される税 |
| 源泉徵收 | 天引きして税金を納める |
| 年末調整 | 年末に所得税の過不足を調節する |
| 小切手 | 振出人が受取人の請求に対 して支払人に支払いを委託した証券 |
| 当座預金 | 振出人が支払銀行に預ける預金 |
| 先日付小切手 | 振出日より先の日付を記載した小切手 |
| 割引小切手 | 表面に2本の平行線を引いた小切手 |
| 約束手 | 振出人が満期に一定金額を支払うことを約束した |
| 喜書 | 所持者が署名して譲渡 |
| 不渡手形 | 支払いを拒否された手形 |
| 手形割引 | 利子相当分を差し引いて買い取ること |
はじめに
秘書検定は、3級を飛ばして2級・準1級にダブル合格できる!効率よく学ぶことが、合格への近道!
秘書の仕事には、非常に幅広い知識と能力が求められます。そのため、試験問題も多岐にわたりますから、効率のよい学習が合格の決め手となってきます。
私はこれまで秘書検定の講師として多くの受験生を指導してきましたが、その間、2級で95%、準1級でも90%以上というきわめて高い合格率を保ってきました。本書はその指導経験に基づいて、少ない勉強量で確実に合格することを目的として書き下ろしました。また、私の指導法の特色でもあるのですが、初めて勉強する方にも、2級と準1級の併願をすすめています。そのため本書も、2級はもちろん、準1級の筆記試験まで突破できる内容になっています。
オールカラーで読みやすい!5つのポイントを活用しよう
秘書検定の試験対策の本はたくさん出版されていますが、本書は次のような特徴とメリットを備えています。
Point1 「出る順」だから、効率よく学習できる
本書を作るにあたっては、過去20年間の試験問題を徹底的に集計・分析しています。その結果をもとに出題率の高い順番に項目を並べました。さらには、本試験問題が確実に解ける力がつくように十分配慮した演習問題(出る順テスト)も作りました。
たとえば、択一式(マークシート方式)で出された問題を見てみると、正解以外の選択肢にも試験に役立つ大切なポイントが含まれています。ですから、正解の選択肢だけでなく、不正解の選択肢もよく読み、解説と照らし合わせながら勉強することをおすすめします。
Point2 「一般知識」が充実しているから、得点アップに効果的!
試験は「理論編」と「実技編」に分かれていますが、「理論編」で点数がとれないために不合格となる受験者が実は多いのです。特に「理論編」に含まれる「一般知識」で確実に得点することが重要です。そのため本書では、過去の試験問題から必要な「一般知識」の用語を厳選し、過去の試験問題に出てきた表現を使って説明しています。3級・2級を受ける方は○がついた用語を重点的に、準1級を受ける方はすべての用語を確実に学習すれば、試験対策としては十分です。
Point3 重要ポイント(キーワード)がひと目でわかる!
秘書検定の試験問題は「択一式」と「記述式」に分かれています。択一式の問題では、5つの選択肢から「適当なもの」または「不適当なもの」を1つ選択します。このとき、キーワードを押さえながら解答を探すと、正解にいたる確率は格段にアップします。また、記述式の問題でもキーワードを押さえながら答えを書くと、まとまったよい答案に仕上がります。そこで、本書ではキーワードや重要ポイントには色文字や太字を使い、ひと目でわかるようにしました。この部分を重点的に学び、試験直前の1週間はそこだけを徹底的に復習すればいいでしょう。
Point4 記述式問題への対策も万全!
きちんと勉強することで効果が出やすいのが記述式問題です。2級では「マナー・接遇」「技能」の分野で記述式の出題がありますが、本書のPART6とPART7には、記述式問題を解くのに必要な知識が凝縮されています。この2つのPARTを繰り返し学習しておくことで、満点をとることも不可能ではありません。
Point5 合格するための「勉強法」と「試験の受け方」を徹底指導!
ただ漠然と勉強していたのでは、どんなに勉強していても効果は上がりません。本書では、私の実際の指導経験から生まれた効率よく勉強して、確実に合格するための方法を紹介します。これらは、学生であれ社会人であれ、また秘書検定の勉強をしたことがあるかどうかといった条件にかかわらず、誰にでも実行できるものばかりです。
また、「試験開始のベルが鳴ったら、どこからどのように答案を書き始めるか」などといった、試験当日、存分に実力を発揮するための具体的な方法についても解説します。
自分の夢を実現するために
秘書検定試験を受験する動機は、人それぞれでしょう。「就職活動に有利だから」「キャリアアップしたいから」「秘書の仕事に就きたいから」など、いろいろあるかと思います。本書に収録している合格体験記の声にも表れていますが、秘書検定は合格が一番の目標ではあるものの、勉強すること自体にも大きなメリットがあるといえます。一般常識からビジネスマナー、幅広い教養を身につける勉強を通して、一人の社会人として大きく成長するチャンスです。本書を活用することで、楽しみながら勉強し、必ずあなたの夢が実現するよう、心から応援しています。
2019年1月 佐藤一明
本書は「カラー改訂版出る順問題集秘書検定2級に面白いほど受かる本」(2014年刊行)に最新の出題傾向を取り入れて大幅に加筆し、新編集して刊行するものです。
もくじ
巻頭折り込みシート「試験直前3分間CHECK!これだけは押さえたい頻出用語50」
はじめに
プロローグ 秘書検定合格への準備
秘書検定合格のしくみ
合格するための勉強法
効果的な学習プランの立て方
秘書検定の合理的な受験方法
秘書検定の日程・受験料・申込方法
PART1理論編 必要とされる資質
「必要とされる資質」の傾向と対策
Section1後輩の指導
Section2秘書の仕事の限界
Section3秘書の高度な判断力
Section4企業機密
Section5秘書のパーソナリティー
Section6上司の指示の受け方
Section7秘書の身だしなみ
Section8業務の引き継ぎ
Section9上司への心遣い
Section10秘書に必要な能力と資質
PART2理論編 職務知識
「職務知識」の傾向と対策
Section1補佐機能の本質
Section2上司の出張
Section3不意の客の対応
Section4予約のある客の対応
Section5電子メール
Section6秘書の定型業務
Section7資料と部署の関係
Section8上司について知る範囲と印鑑の扱い
Section9複数の業務の依頼を受ける
合格体験記1
PART3理論編 一般知識
「一般知識」の傾向と対策
Section1カタカナ語・略語
Section2会社に関する知識
Section3経営に関する知識
Section4法律に関する知識
Section5財務に関する知識
Section6税務に関する知識
Section7コンピューター用語の知識
Section8人事・労務に関する知識
Section9小切手と手形の知識
合格体験記2
PART4実技編 マナー・接遇
「マナー・接遇」の傾向と対策
Section1尊敬語・謙譲語の基本
Section2来客対応の言葉遣い
Section3上司への言葉遣い
Section4電話応対
Section5弔事のマナーと上書き
Section6慶事などの上書きと贈答マナー
Section7結婚祝いの上書き
Section8慶事の種類とパーティーマナー
Section9説得と忠告
Section10報告・説明・断り方・苦情処理
Section11来客の案内・対応で気をつけること
Section12お茶の出し方と料理の種類
合格体験記3
PART5実技編 技能
「技能」の傾向と対策
Section1郵便の種類
Section2秘文書の扱い方
Section3ファイリング
Section4社内文書の種類と書き方
Section5会議用語と準備の仕方
Section6カタログ整理
Section7雑誌整理
Section8スケジュール管理
Section9文書の種類
Section10社外文書の種類と書き方
Section11社交文書の種類と書き方
Section12文書の取り扱いと受け渡し
Section13オフィスの環境整備
Section14職場のレイアウト
合格体験記4
PART6記述対策 マナー・接遇
記述対策「マナー・接遇」の傾向と対策
Section1尊敬語・謙譲語・接遇用語の使い分け
Section2謙譲語
Section3使ってはいけない敬語(二重敬語)
Section4接遇用語
Section5社内の人の呼び方
Section6上司の身内への言葉遣いと電話応対
Section7地位の異なる上司への言葉遣い
Section8上司席での内線電話への応対
Section9客への電話応対
Section10上書き
Section11上書きの書き方
Section12連名での祝儀袋の書き方
Section13あて名の書き方
Section14予約なしで転勤の挨拶に来た客への対応
Section15弔事の基本用語
Section16葬儀での言葉遣い
Section17弔事の順序
Section18訃報を受けたときの対応
PART7記述対策 技能
記述対策「技能」の傾向と対策
Section1グラフの種類と書き方
Section2社内文書の書き方
Section3郵送方法
Section4社内・社外文書でよく使用される漢字
Section5自分側と相手側の呼び方
Section6事務用品の名称
Section7ファイリング用語
Section8名刺整理
Section9会議に関する用語
Section10手紙
Section11会議の開催案内の書き方
Section12メモの作成
Section13返信はがきの書き方
プロローグ 秘書検定合格への準備
試験内容と合格のしくみ
秘書検定の試験では、どの分野から、どれだけの問題数が出題されるのかを知っておきましょう。
試験では、大きく分けて「理論編」と「実技編」の2つの分野から出題され、どちらの分野でも60%以上を得点しなければ、合格にはなりません。
出題数と内容
| 級 | 出題形式 | 理論編 | 実技編 | ||||
| 分野 | 必要とされる資質 | 職務知識 | 一般知識 | マナー・接遇 | 技能 | ||
| 出題数 | 3級 2級 |
択一式 | 5問 | 5問 | 3問 | 10問 | 8問 |
| 記述式 | 2問 | 2問 | |||||
| 準1級 | 択一式 | 2問 | 2問 | 2問 | 5問 | 3問 | |
| 記述式 | 1問 | 1問 | 1問 | 3問 | 3問 | ||
受験後、合否の結果が送られてきますが、たとえ「実技編」が合格に達していても、「理論編」の点数が足りなければ、結果的に不合格となってしまいます。
「理論編」「実技編」のどちらに重点を置くべきか?
まず、両分野の特徴を押さえておきましょう。そして、その適切な対策もまとめました。
「理論編」と「実技編」の特徴と対策
| 特徴 | 対策 | |
| 理論編 | ・読解力、センス、知的要素が要求される ・勉強時間に比例して成績は伸びない |
・「必要とされる資質」「職務知識」は「秘書検定3級実問題集』 (早稲田教育出版)で反復練習する ・「一般知識」は用語を覚える |
| 実技編 | ・暗記的要素が強い ・勉強時間数に比例して点数は伸びる |
・勉強すればするほど面白くなる分 野だが、実力が一定レベルに 達したところで、ひとまず勉強 をやめる |
出題される問題数は「実技編」のほうが多いです。また、「実技編」は勉強すればするほど面白く、「秘書の勉強をしている」という気分にもなるものですから、ますます勉強時間をとってしまいがちです。しかし、その結果、「理論編」を軽視することにつながり、「理論編」で不合格となる受験者が多いのです。これから勉強を始めるみなさんは、このことを覚えておいてください。
「必要とされる資質」と「職務知識」が合否の決め手!
不合格者の大半が「理論編」が原因で不合格となってしまうのには、前項のほかにも理由があります。私は試験の合格発表があるたびに、必ず学生の試験結果を見て、自分自身の指導上の反省をしています。その結果、「理論編」でつまずいて合格できないのは、主に、次の2つの理由があることがわかりました。
1「理論編」は覚えることがほとんどないので、軽視してしまう
2「理論編」は正解と不正解の判断基準が、あいまいである
まず1ですが、ほとんどのテキストでは「理論編」はページ数が少なく、暗記が必要な部分も少ないために、つい軽視してしまいがちです。対策は、意識的に「理論編」(特に「必要とされる資質」と「職務知識」)に取り組むことです。2の対策としては、過去問題(「秘書検定2級実問題集」など)を繰り返し解いて応用力をつけることが大事です。ぜひ、この2点にも気をつけながら、本書を有効に利用して勉強を進めてください。
合格するための勉強法
3つのコツを押さえて合格しよう!
仕事が終わったあとや、学校の授業の合間に合格に向けて勉強するのは大変なことです。そこで、少しでも効率的に合格するために、勉強法のコツを3つお教えしましょう。
合格のコツ1 本書を反復練習する
合格のコツ2 過去問を5回解く
合格のコツ3 仲間作りをしてグループ学習をする
合格のコツ1 本書を反復練習する
本書の問題(出る順テスト)を解き、ポイントをつかみ、解説の重要な部分にはアンダーラインを引いていきます。どんどん問題を解いてはアンダーラインを引くという作業をしていくと、本書のどの部分が重要か、自然に判明してきます。また、本書の場合は、すでに重要な部分は色文字、または太字で示してありますから、そこを重点的に勉強し、さらに自分でもアンダーラインを引いていくといいでしょう。
本書の重要部分だけがアンダーラインで示されている状態になったら、そこだけを何度も読みましょう。こうすれば、本書は30分ぐらいで読み終わってしまいます。ポイントの部分だけを何度も何度も反復練習する。これが、合格への最短距離を行く効率的な勉強法なのです。
合格のコツ2 過去問を5回解く
資格試験はたくさんありますが、共通している合格のコツは、過去問を徹底して反復練習することです。極端にいえば、過去に出された試験問題を徹底的に研究すれば、「今回の試験ではどの範囲から、どのような問題が出されるか」ということが、ある程度、予想できます。
たとえば、「必要とされる資質」のところで「秘書は上司の指示に従って動く」ということを学んでいても、具体的にはどうすればよいのかはわかりません。しかし、そこで過去問を練習すれば、「上司の指示に従って動く」とはどういうことなのかを具体例を通して学ぶことができるのです。
また、過去問と非常によく似た問題が出されることもよくありますから、過去問を練習しておくと、問題を解くスピードも速くなります。
合格のコツ3仲間作りをしてグループ学習をする
長年、秘書検定の受験指導をしてきて思うことは、仲間作りをして、グループ学習を積極的に進めた人たちは特に合格しやすいということです。実際、筆記試験はもちろんのこと、準1級の面接試験においても、仲間作りをして練習したグループからは、より多くの合格者が出ています。したがって、受験勉強を始めると同時に、仲間作りも積極的に試みてほしいと思います。社会人の受験者は、勉強仲間を作ることが難しいかもしれませんが、職場の同僚や後輩に声をかけて、一緒に試験にチャレンジしてみるのも手ですよ。
効果的な学習プランの立て方
めざす試験日に合わせてスケジュールを立ててから学習をスタートしましょう。ここでは目安となるスケジュールを紹介します。
長期計画
| 6月試験 | 11月試験 | 2月試験 | |
| 級 | 3級・2級・準1級・1級 | 3級・2級・準1級・1級 | 3級・2級 |
| 学習開始 | 4月〜 | 9月〜 | 12月〜 |
| 推奨する教材 | 1テキスト(本書) 本書のみで、3級・2級・準1級の準備は万全。過去問と出題頻度を徹底的に分 析し、試験で確実に点数がとれるようになっている 2過去問題集 「秘書検定2級実問題集』(早稲田教育出版) |
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| 学習の要点 | 1必要とされる資質….問題演習中心 2職務知識….問題演習中心 3一般知識….本書の「一般知識」を確実に覚える 4マナー・接遇….敬語・接遇用語・上書き・資寿を正確に覚える 5技能……社内文書・秘文書・名刺整理・会議・グラフに重点を置く 6記述対策….本書の「記述対策」の出る順テストと『秘書検定2級実問題集」の記述部分をすべて解答できるようにしておく |
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試験直前1週間の計画(月~金曜日)
| 曜日 | 試験まで | 学習ポイント |
| 月 | あと6日 | 【必要とされる資質】 本書の色文字・太字のポイント部分のみ復習する ・『秘書検定2級実問題集』の「必要とされる資質」に重点を置く |
| 火 | あと5日 | 【職務知識】 本書の色文字・太字のポイント部分のみ復習する ・『秘書検定2級問題集』の「職務知識」に重点を置く |
| 水 | あと4日 | 【一般知識】 本書に出てくる用語を覚える ・自分で用語カードを作成した人は徹底的に活用する |
| 木 | あと3日 | 【マナー・接遇】 本書の色文字・太字のポイント部分のみ復習する ・『秘書検定2級実問題集』の「マナー・接遇」に目を通す |
| 金 | あと2日 | 本書の色文字・太字のポイント部分のみ復習する ・『秘書検定2級実問題集』の「技能」に目を通す |
試験前日(土曜日)
学習のポイント
1一般知識
用語ごとに自分の理解度を確認し、「不完全」な用語に印をつける
2敬語
必ず出題されるので、チェックする
3接遇用語
必ず出題されるので、チェックする
4ファイリング
覚えにくいところなので、器具の名称とファイリング方法を正確にチェックする
5賀寿
種類と年齢を覚える
6本書
自分でアンダーラインを引いた部分と、本書のポイント部分を読む。時間がなければ省略してもよい
試験当日(日曜日。起床から会場まで)
学習のポイント
1一般知識
出題率の高い用語(○○印)と「不完全」に分類した用語に目を通す
2敬語・接遇用語
必ず毎回出題される項目なので、念入りに最終チェックする
3賀寿
近年、頻出の項目なので、忘れずに最終チェックする
試験開始10分前(試験会場で)
学習のポイント
1上書き漢字も正確に書けるように、さらりと目を通す
2ファイリング正確に記憶できているか、最終チェックする。この10分間は重要!友人と話をしないこと!
試験開始後(試験会場で)
解き方のポイント
Step1試験問題のページをめくり、一番後ろにある記述式問題の答案を先に作成する。
Step2上書き・ファイリング・敬語・接遇用語・賀寿などの暗記的要素の強い問題にとりかかる。試験開始10分前に読んだことを忘れないうちに素早く答案を作成する
Step31ページ目(択一式問題)に戻り、自信を持って解いていく
秘書検定の合理的な受験方法
2級と準1級のダブル受験がおすすめ
一般的な資格試験の受験方法は、3級に合格したら2級に挑戦、さらに準1級に挑戦というように、1級ずつ級を上げていく方法です。しかし私は、秘書検定に初めて挑戦する人には、2級と準1級のダブル受験、つまり併願をすすめています。それは次の2つの理由によります。
第1に、秘書検定の出題項目が重なり合っていること。つまり、勉強する内容に同じ部分が大変多いのです。ですから、3級→2級→準1級と順に受験するよりも、一度に勉強して受験するほうが効果的であり、効率的でもあるのです。
第2に、2級に合格すると、就職試験において有利になります。したがって、3級から順に受験せずに、早めに2級以上にチャレンジしてみてください。
