「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣
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筆者は外資系企業数社にて役員秘書・エグゼクティブアシスタントを務め現在は秘書技術およびビジネス英語をはじめとするビジネススキル講座講師、また英語コーチとして教育やトレーニング事業に携わる西真理子氏。
はじめに -この本を手に取ってくださっているあなたは、秘書ですか?
「はい、毎日とても忙しく充実した日々を過ごしている秘書です」というかたもいらっしゃれば、『来月から秘書に』と会社で言われたけれど、秘書って何をするのかわからない。何だか大変そうだし、憂うつ」、「秘書をしているけれど、忙しいし気を遣うし大変だし、本当に嫌。でも他の仕事をできるわけでもないから…」というかたも、おいでかもしれませんね。
それとも、「いまは事務をしているけれど、いつか秘書になりたい」、「営業アシスタントだけれど、秘書の仕事に興味がある」というかたも、もしかしたらいるかもしれません。ここでお聞きします。なぜ、この本を手に取ってくださっ
たのでしょうか。タイトルにわざわざ「秘書」ということばが二回も入っているこの本を。
それは「『秘書』に興味があるから」ではないでしょうか?秘書が好き、大嫌い、何となく憧れがある。いずれにしても、興味があるから手に取ってくださったのだと思います。それでは、「できる秘書」とは何でしょう?どういう秘書が「できる」と言われるの?本書の内容をご覧いただくと「できる秘書」、「ダメ秘書」の連発です。ずいぶん上から目線だと思われるかもしれません。
ここで告白しておきますと、実は、私自身は間違いなく「ダメ秘書」でした。
上司に指示されたことを忘れたり、勘違いして指示と違うことをしたり、出すべき書類と違うものを作ってしまったりと失敗は数限りなくあります。
そもそも秘書になったきっかけは、「いろいろなことを幅広くできて面白そうだから」でしたが、細かいことは苦手だし嫌いだし、細かい仕事を根気よくやるのもダメ。すぐにきるから時間がよけいにかかる。おおざっぱですし、字は汚
いし…。
それでも私を秘書として使ってくださった上司、助け合いながら仕事を進めてきた同僚たち、いざというとき助けてくれた出入りの業者さんやお取引先……。そのような方々に助けられて、本当に楽しく(つらいことも多かったけれど)秘書の仕事をやってきました。
そうです、「秘書という仕事」は実はとても、やりがいがあります。
体力的にも精神的にもしんどいことが多いのは事実。けれど、やればやっただけ結果が出ます。また、他の事務職に比べて「人」が関わることが多いため、社内外に人脈も広がりますし、いろいろなかたから興味深い話を伺うこともできます。
また、上司のすぐそばで仕事をするため、会社のことやビジネスのことなど、学べることも多いですし、自分の仕事がどのように役に立っているのかを実感することができます。
こんなおいしい仕事、「秘書」。やるのであれば、できるだけ楽しく、前向きに、結果を出して、上司や周りの方々にも喜ばれたい…。そうお思いのかたにぜひお読みいただきたいと思います。そして、「秘書ではないけれど、人間関係に悩んでいる」「何となくモチベーションが上がらない」「気配り上手になって仕事を楽しくしたい」…といったかたにも、秘書からの知恵袋としてお役に立てると思います。
実は、「秘書力アップ」は営業職や秘書以外の事務職のかたの「仕事力アップ」にもつながるのです。そんな、「できる秘書」の仕事術、お教えいたします。
前置きはこのあたりにして、いざ、秘書ワールドへ!
はじめに
第1章 ▼▼▼ 仕事 編
01 できる秘書は優先順位なし、
ダメ秘書は優先順位をしっかりつける。
02 できる秘書は｢アポ時間ちょうど｣に訪問し、
ダメ秘書は５分前に訪問する。
03 できる秘書は腰が軽く、
ダメ秘書はグズグズする。
04 できる秘書はお茶くみをチャンスと思い、
ダメ秘書はお茶くみを面倒くさがる。
05 できる秘書はリーダーシップをとり、
ダメ秘書は指示に従うのがベストだと考える。
06 できる秘書は上司とともに働き、
ダメ秘書は上司のために働く。
07 できる秘書は地味な仕事を正確にこなし、
ダメ秘書は〝キラキラした秘書〟として働く。
08 できる秘書は休みを段取り、
ダメ秘書は突発的に休む。
09 できる秘書は外に出たがり、
ダメ秘書は秘書室を守る。
10 できる秘書は想像力で仕事をして、
ダメ秘書はルーティーンをこなす。
11 できる秘書は書類をすぐに捨てられず、
ダメ秘書はすぐにシュレッダーにかける。
12 できる秘書はプロデューサーであり、
ダメ秘書は舞台に立ちたがる。
第２章 ▼▼▼ メール・電話・ツール 編
13 できる秘書は電話をかけ、
ダメ秘書はメールで済ます。
14 できる秘書は「24時間以内に」メールを返信し、
ダメ秘書は「状況がわかり次第」返信する。
15 できる秘書は電話で「また話したい」と思わせる、
ダメ秘書は「二度と話したくない」と思われる。
16 できる秘書はワンコールで電話に出て、
ダメ秘書は３コールで出る。
17 できる秘書は書き魔であり、
ダメ秘書はペンを持たない。
18 できる秘書は国語辞書を愛用し、
ダメ秘書はネットに頼る。
19 できる秘書は時刻表・地図帳を持ち、
ダメ秘書はスマホで検索する。
第３章 ▼▼▼ モチベーション・スキルアップ 編
20 できる秘書は試験を自分の味方にし、
ダメ秘書は試験を怖がる。
21 できる秘書は英会話に通わず、
ダメ秘書は「自分磨き」に余念がない。
22 できる秘書は日本語を学び、
ダメ秘書は「語学＝英語」と思う。
23 できる秘書はビジネス誌を買い、
ダメ秘書はファッション誌しか買わない。
24 できる秘書はオールジャンルの本を読み、
ダメ秘書は自分の興味の範囲内で読む。
25 できる秘書は「あとがき」に注目し、
ダメ秘書は一ページ目から読む。
26 できる秘書はキャリアに執着せず、
ダメ秘書はキャリアへのこだわりが人一倍。
27 できる秘書は「秘書らしくない」、
ダメ秘書はいかにも「秘書っぽい」。
28 できる秘書は常に新しいものを学び続け、
ダメ秘書はコンサバティブ。
29 できる秘書は数字を読み、
ダメ秘書は数字から遠ざかる。
第４章 ▼▼▼ コミュニケーション 編
30 できる秘書は〝演技派女優〟であり、
ダメ秘書は正直者である。
31 できる秘書は人の話を流し、
ダメ秘書は素直に反省する。
32 できる秘書はうま～くグチり、
ダメ秘書は毎日欠かさずグチる。
33 できる秘書はチョコレートを常備し、
ダメ秘書は「それ、くれませんか」と言う。
34 できる秘書は「壁の花」になり、
ダメ秘書はゴシップ好き。
35 できる秘書は「やってみましょう」が口癖、
ダメ秘書は「どうしよう」が口癖。
36 できる秘書は「ありがとう」「申し訳ございません」、
ダメ秘書は「すみません」。
37 できる秘書は名前を瞬時に覚え、
ダメ秘書はどうしても名前が出てこない。
38 できる秘書は「ほどを知っている」、
ダメ秘書は「ほどを知らず」に失敗する。
39 できる秘書は低めのトーンで話し、
ダメ秘書は高めのトーンで話す。
40 できる秘書は周りを読み、
ダメ秘書は上司に尽くす。
第5章 ▼▼▼ 身だしなみ 編
41 できる秘書は見た目にこだわらず、
ダメ秘書は見た目にとことん気を遣う。
42 できる秘書はジャージにスニーカー、
ダメ秘書は常に10㎝のヒールを履く。
43 できる秘書はハンカチを二枚持ち、
ダメ秘書は一枚のみ携帯する。
44 できる秘書はブーツを履かず、
ダメ秘書は流行のブーツで出勤する。
45 できる秘書はデスクに鏡を置き、
ダメ秘書は化粧室へ向かう。
46 できる秘書は大きな鞄を持ち、
ダメ秘書はデザイン重視の小さめ鞄を持つ。
第６章 ▼▼▼ プライベート 編
47 できる秘書は休日にホテルのラウンジに行き、
ダメ秘書はチェーンのカフェに行く。
48 できる秘書は休日も仕事のことを忘れられず、
ダメ秘書は休日は仕事を忘れる。
49 できる秘書は多趣味で公私混同、
ダメ秘書はオンオフくっきり。
50 できる秘書は自分でどんどん予定を立てて、
ダメ秘書は友達の予定に合わせる。
おわりに
