改訂2版 出る順問題集 秘書検定3級に面白いほど受かる本

佐藤一明 (著)

出版社: KADOKAWA; 改訂2版 (2019/9/2)、出典:出版社HP

これだけは押さえたい頻出用語50

覚えにくく、よく出題される用語の中から50個を厳選しました。試験会場での最後の復習などに、この一覧表を活用してください。キーワードは、用語の完全な解説ではなく、記憶の(キー)となる言葉を挙げています。詳しい解説は、本書内のページで確認してください。

用語	キーワード
クライアント	顧客・依頼主
キャパシティー	能力、容量
モチベーション	やる気、動機づけ
株主総会	株式会社の最高の意思決定機関
印紙税	商取引の文書にかかる税金。収入印紙を貼る
公共料金	公共サービスの料金
PDSサイクル	計画(Pian) →実行(Do) →検討(See)
定款	会社の根本規則
上場会社	証券取引所で株式が取引される会社
株式会社	不特定多数が出資した会社。出資者(株主)は出資した金額分だけ責任を負う
監査役	業務監査、会計監査をする人
代表取締役	会社の代表権を持つ役
マーケティング	市場調査からアフターサービスまでの一連の活動
アウトソーシング	外注
エグゼクティブ	会社の役員
マーケットリサーチ	市場調査。消費者の好みを調査すること
債権・債務	金などを請求できる権利・金などを置する
抵当	土地や建物などの担保
訂正印	文書を訂正するときに訂正部分に押す印
消印	再利用を防止するために押す印
捨印(捨て印)	あらかじめ文書の欄外に押す印
委任状	外に委任したことを示す文書
所得税	個人の所得に課せられる税金
法人税	会社の各事業年度の所得に課せられる税金
直接税	税金の負担者が自分で直接納める税金
間接税	税金の負担者が自分では直接納めない税金
財務諸表	利害関係人に経営状況を報告するために作成される計算書類
賃借対象表 (B /S)	資産、負債、純資産の内容を示す計算書類
損益計算書 (P/L)	ある一定期間の企業の経営成績を示す計算書類
損益分岐点	売上高と期費用が等しくなる点
利益金	将来の特定の目的のための支出や費用にあてられる見積計上額
融資	金融機関が資金を貸し出すこと
社債	株式会社が長期資金調達のために発行する債券
マーケットシェア	市場占有率。特定の業界において、その企業の販売額、販売量が占める割合
裏書	手形や小切手の裏面に所持人が譲渡した旨の署名をすること
手形割引	手形の額面から利子相当額を差し引いて買い取ること
先日付小切手	実際の振出日より先の日付を振出日とした小切手
割引小切手	表面に2本の平行線が引かれた小切手
人事考課	勤務評定
人事異動	昇進・昇格・転勤・出向などにより、従業員を適材適所に異動させること。
人事課(人事部)	人材の採用、教育、処遇を行う部署
出向	身分はその会社に在籍したまま関連会社などで働くこと
リクルート	人材募集
オブザーバー	議決権のない出席者
リザーブ	予約
アシスタント	補助者
トピック	話題
メディア	媒体
マネジメント	管理
キャリア	経歴、経験

佐藤一明 (著)

出版社: KADOKAWA; 改訂2版 (2019/9/2)、出典:出版社HP

はじめに

秘書入門の3級は、短時間で効率よく合格。幅広い分野を学ぶためには、ポイントを押さえた学習が必須

これから秘書をめざす人、就職活動をする人、すでに社会人になっている人にとって、まず秘書検定の3級試験に合格しておくことは、これから仕事の技能を学んでいくうえで、最初のステップになります。

私はこれまでたくさんの受験生を指導してきました。その間、3級で95%、2級で95%、準1級で90%以上という非常に高い合格率を保ってきました。本書は、その実際の指導経験にもとづいて、「できるだけ短期間に、効率よく学習して、確実に合格する」ことをめざして書き下ろし、数年ごとに改訂しています。

秘書検定試験で出題される知識は、非常に広い分野にわたります。この広い範囲を学んで自分の知識にしていくためには、効率のよい学習をしていくことが合格への近道です。効率のよい学習を実現するために、本書は、次のような特徴があります。

Point1　「出る順」だから、効率よく学習できる
本書をつくるにあたって、まず過去20年の実際の秘書検定3級試験に出題された問題を集めて、徹底的に分析しました。その結果、出題された分野を項目ごとに分け、出題頻度が高い順にAランク、Bランク、Cランクとして並べました。これによって、どの項目が出題されやすいのかがすぐにわかりますから、そこを重点的に学習すればいいわけです。

さらに最新の傾向をつかんで、出題されやすい問題を中心に「出る順テスト」をつくりました。これらを解いていけば本試験問題を解く力が確実に身につきます。

Point2　選択肢の解説から、さらに学べる
類書には、択一式問題の各選択肢の解説が掲載されていないものも多いのですが、本書では、正解の選択肢に対する解説はもちろんのこと、正解以外の選択肢についても、なぜ正しくないのかを解説しています。ですから、正解して「よかった!」ではなくて、「解答と解説」にも、しっかり目を通してください。

Point3　得点力アップにつながる「一般知識」にも手抜きナシ
秘書検定試験には、「理論編」と「実技編」の分野がありますが、不合格となる受験生は、「理論編」で点数が取れないことが多いです。「理論編」で点数を取るには、特に「一般知識」の分野で点数を取ることがポイントとなります。「一般知識」は勉強すれば、確実に点数を取ることができる分野です。

本書では、類書に比べて「一般知識」に多くのページを費やしていますので、本文に出てくる用語を確実に覚えてください。

Point4　記述式問題用に、専用の対策を紹介
秘書検定試験では、択一式問題と記述式問題があります。受験生の声を聞くと、「択一式問題はいいけれど、記述式問題は苦手」という人が多いようです。けれども、本当は、記述式問題のほうが、ポイントを押さえた勉強をしていれば、得点しやすいのです。本書では、PART5.PART7に記述式問題専用の対策を設けました。ここで出題傾向を押さえて勉強してください。

Point5　おすすめ学習スケジュールに合わせて、合格一直線!
ただ漫然と学習していたのでは、どんなに時間をかけてもムダが多くなります。本書では、「合格するための勉強法」や「効果的な学習プランの立て方」を紹介しています。いずれも実際の受験指導の中から生まれたものですから、現実に即したノウハウです。ぜひ、このおすすめ学習スケジュールに従って勉強をスタートさせてください。

Point6　読みやすいオールカラー!重要ポイントにはマーカー
本書では、重要なポイントには黄色のマーカーが引いてあります。ですから、その部分を確実に学習していけば、効率よく知識を身につけることができます。試験直前には、色のついた部分だけをもう一度復習することによって、短時間で復習をすることができます。

強い意欲を持って楽しみながら学ぼう
合格するためには、効率のよい学習とともに、「自分は絶対にやりとげる」という強い意欲、目的意識を持つことが大切です。そうすれば将来、必ずあなたの夢は実現することでしょう。本書を活用して、ぜひ夢に向かって進んでいってください。心から応援しています。

2019年7月　佐藤一明

本書は『カラー改訂版出る順問題集秘書検定3級に面白いほど受かる本」(2014年刊行)に最新の出題傾向を取り入れて大幅に加筆し、新編集して刊行するものです。

佐藤一明 (著)

出版社: KADOKAWA; 改訂2版 (2019/9/2)、出典:出版社HP

理論編PART1　必要とされる資質　択一式
「必要とされる資質」の傾向と対策
Section1秘書は上司の補佐役
Section2上司への心遣い
Section3秘書に求められる資質
Section4上司の指示を正しく受ける
Section5面会予約のない来客への対応
Section6面会予約のある来客への対応
Section7機密事項を守る
Section8秘書の身だしなみ
Section9秘書の高度な判断力が必要なとき
合格者からのメッセージ

理論編PART2職務知識　択一式
「職務知識」の傾向と対策
Section1秘書の業務内容
Section2定時退社・外出のマナー
Section3上司の出版
Section4会社を休むとき
Section5仕事の手伝い
Section6電子メール
Section7スケジュール管理
Section8上司の世話
Section9携帯電話の問題

理論編PART3一般知識　択一式
「一般知識」の傾向と対策
Section1カタカナ語・略語
Section2税務・財務に関する知識
Section3会社に関する知識
Section4経営に関する知識
Section5人事・労務に関する知識
Section6法律に関する知識
Section7小切手と手形の知識
Section8社会常識に関する知識
チャレンジ一問一答

実技編PART4マナー・接遇　択一式
「マナー・接遇」の傾向と対策
Section1敬語の使い方
Section2接遇用語
Section3上司への言葉遣い
Section4電話応対
Section5来客の接待
Section6茶菓の接待
Section7挨拶の仕方
Section8慶事・弔事のマナー
Section9忠告・注意の受け方
Section10報告の仕方
Section11上手な話し方と聞き方
Section12贈答のマナー
チャレンジ一問一答

実技編PART5マナー・接遇　記述式
「マナー・接遇」の傾向と対策
Section1来客に対する言葉遣い
Section2接遇用語の基本
Section3電話での言葉遣い
Section4上司に対する言葉遣い
Section5状況対応
Section6上司の呼び方
Section7書類を届けてほしいと指示されたとき
Section8エレベーターでの来客へのマナー
Section9お茶の出し方
オフィスにある備品の名称

実技編PART6技能　択一式
「技能」の傾向と対策
Section1郵便の知識
Section2会議の用語
Section3コンピューターの基礎知識
Section4オフィスの環境整備
Section5社外文書の知識
Section6社内文書の知識
Section7「秘」扱いの文書
Section8名刺の扱い
Section9カタログや雑誌の整理方法
Section10ファイリングの方法
Section11情報収集の方法
Section12グラフの知識

実技編PART7技能　記述式
「技能」の傾向と対策
Section1郵便の知識
Section2社外文書の書き方
Section3グラフの書き方
Section4数字の表記と数え方
Section5ファイリング用語
Section6敬称の使い方
Section7電報の手配
Section8社交文書の漢字
Section9社内文書の書き方
Section10メモの書き方
Section11封筒の書き方
Section12資料作成の方法

佐藤一明 (著)

出版社: KADOKAWA; 改訂2版 (2019/9/2)、出典:出版社HP

プロローグ秘書検定合格への準備

秘書検定3級をめざす人へ、キャリアアップの入門は、まず3級に合格すること
秘書をめざす人、就職活動のために秘書検定を役立てたい人は、まず3級試験に合格しておきましょう。3級の試験に合格しておけば、その上の2級、準1級、そして1級へとステップアップしていくうえでも、大いに役立ちます。

たとえば、3級で知識を積んでおけば、その知識は2級にも役立ちますし、2級以上の学習がなじみやすくなります。また、秘書検定試験というものがどういうものなのかということもわかり、試験度胸がついてきます。

そのような意味で、秘書になりたい人は、まず3級にチャレンジして試験に合格しておくことが大きな自信になってくるのです。どんな人が3級を受けているのか?3級にチャレンジする人は、高校生、専門学校生、短大生、大学生などの学生がほとんどです。ただ、社会人も受験しており、年齢幅は10代~50代、最近では留学生も増えています。そのうち、合格する人は、おおよそ50%~60%です。

万一、不合格になった人も、年に3回試験が行われますから、再受験するチャンスはあります。一度で合格しなかったからといって、あきらめることはありません。また、就職活動の直前になって受験するよりも、なるべく早く受験するほうが、失敗しても再チャレンジできますから、早めの受験をおすすめします。

秘書検定の資格ってどんなもの?
秘書検定の正確な名称は「秘書技能検定試験」といいます。これは、文部科学省が後援する試験で、国家試験ではありませんが、これに合格すれば、履歴書に「秘書技能検定○級合格」と記載することができます。試験を行っているのは、公益財団法人実務技能検定協会です。級は、難易度が高い順から1級、準1級、2級、3級があります。3殺は最もやさしい入門の級となります。

プロローグ秘書検定合格への準備
試験内容と合格のしくみ秘書検定の試験は、「理論編」と「実技編」の2つの分野から出題され、両方の分野で、それぞれ60%以上を正解すれば合格できます。

3級の出題分野と出題数

	出題形式	理論編			実技編
分野		必要とされる資質	職務知識	一般知識	マナー・接遇	技能
出題数	択一式	5問	5問	3問	10問	8問
出題数	記述式				2問	2問

それぞれ60%以上の得点で合格のため、たとえ「実技編」が合格(60%以上の得点)に達していても、「理論編」の点数が足りなければ(60%未満の得点)、結果的に不合格となってしまいますので、両分野をしっかり勉強してください。

佐藤一明 (著)

出版社: KADOKAWA; 改訂2版 (2019/9/2)、出典:出版社HP

合格するための勉強法

「理論編」で不合格となる人がほとんど試験に合格するためには、「理論編」と「実技編」のそれぞれで60%以上の点数を取らなければなりません。「理論編」と「実技編」の出題数を比較すると、「実技編」は、マークシート(択一式問題)が18問、記述式問題が4問、「理論編」はマークシートのみの13問となっています。「実技編」のほうが、出題数は多いのです。

また、「実技編」の勉強は実践的な内容なので、勉強していても面白い分野ですから、大半の受験生が「実技編」の勉強に偏りがちになってしまいます。そして、「理論編」のほうまで手が回らなくなってしまうのです。「理論編」の勉強がおろそかになった結果、多くの受験生は、「実技編」が合格点に達していても、「理論編」で合格点に達せず、最終的な合格に達しないということになってしまうわけです。

「理論編」を必ずモノにしよう
多くの受験生が「理論編」を軽視するのはなぜでしょうか。実技編の勉強が面白いということ以外にも、次のような理由があるからです。

1「理論編」は覚えることがほとんどないために、軽視してしまう。
2正解と不正解の判断基準があいまいなので、勉強しにくい。

しかし、試験に合格するためには、「理論編」も合格点に達しなくてはいけません。ですから、次のことを意識して、「理論編」に取り組んでください。

「一般知識」
実は得点しやすい分野。暗記重視

「必要とされる資質」・「職務知識」
演習問題を解くことで理解を深める

「必要とされる資質」と「職務知識」は、勉強しにくい分野ですが、演習問題を繰り返し解くことで、解答する感覚が磨かれていきます。

過去問を解くときには、正解・不正解の理由を押さえて
スピーディーに正解不正解を見極めるためには、過去問を繰り返し解くことが役立ちます。
そのときには、「なぜ正解なのか?」「なぜ不正解なのか?」を必ず考えながら解いてください。
本書の演習問題(出る順テスト)は、なぜそれが正解なのか、不正解なのかをできるだけ解説しています。ぜひ、活用してください。

「理論編」と「実技編」の特徴と対策

	特徴	対策
理論編	・読解力、センス、知的要素が要求される・勉強時間に比例して成績は伸びない	・「必要とされる資質」「職務知識」は「秘書検定3級実問題集』 (早稲田教育出版)で反復練習する・「一般知識」は用語を覚える
実技編	・暗記的要素が強い・勉強時間数に比例して点数は伸びる	・勉強すればするほど面白くなる分野だが、実力が一定レベルに達したところで、ひとまず勉強をやめる

合格する勉強法のコツ
仕事が終わったあとや、学校の授業の合間に試験合格に向けて勉強するのは大変なことです。そこで、少しでも効率的に合格するために、勉強法のコツを2つお教えしましょう。

合格のコツ1本書にアンダーラインを引く
合格のコツ2過去問を3回解く

合格のコツ1本書にアンダーラインを引く
本書を読んで、ポイントだと思うところにアンダーラインを引くという作業をしていくと、テキストの重要部分が一目瞭然となります。本書の場合は重要な部分は色文字、または太字で示してありますから、そこを重点的に勉強し、さらに自分でもアンダーラインを引いていくのです。テキストの重要部分が強調された状態になったら、そこだけを何度も読みましょう。こうすれば、1冊30分ぐらいで読み終えられます。ポイントの部分だけを何度も何度も反復復習することが重要です。

合格のコツ2過去問を3回解く
本書の内容をしっかり勉強すれば、この本だけで合格することは可能です。ですが、過去問を解くことによってさらに合格を確実なものにできます。秘書検定の場合は、早稲田教育出版から刊行されている『秘書検定3級実問題集」が過去問の問題集です。過去問を解いているうちに、おそらく「どの範囲から、どのような問題が出題されるか」ということが、ある程度、予想できるようになるでしょう。また、過去問と非常によく似た問題が出題されることもありますから、過去問を練習しておくと、問題を解くスピードも速くなります。

佐藤一明 (著)

出版社: KADOKAWA; 改訂2版 (2019/9/2)、出典:出版社HP

効果的な学習プランの立て方

秘書検定3級の試験は、毎年6月、11月、2月の3回行われています。自分の受ける試験のおおよそ2ヵ月前が試験勉強スタートの時期です。仕事や勉強が忙しい人は、それよりも前からコツコツ始めましょう。

学習プランの概要

開始時期	4月〜	9月〜	12月〜
推奨する教材	1テキスト(本書) 本書のみで、3級の準備は万全。過去問と出題頻度を徹底的に分析し、試験で確実に点数が取れるようになっている 2併用する問題集『秘書検定3級実問題集』(早稲田教育出版)
学習の要点	1必要とされる資質…演習問題中心 2職務知識・・演習問題中心 3一般知識……本書の「一般知識」の用語をすべて覚える 4マナー・接遇・敬語・接遇用語・慶弔の上書きを正確に覚える 5技能社内文書・秘文書・名刺整理・会議・グラフに重点を置く

試験前1週間の計画(月~金曜日)

曜日	試験まで	学習ポイント
月	あと6日	【必要とされる資質】本書の色文字・太字のポイント部分のみ復習する・『秘書検定3級実問題集』の「必要とされる資質」に重点を置く
火	あと5日	【職務知識】本書の色文字・太字のポイント部分のみ復習する・『秘書検定3級問題集』の「職務知識」に重点を置く
水	あと4日	【一般知識】本書に出てくる用語を覚える・自分で用語カードを作成した人は徹底的に活用する
木	あと3日	【マナー・接遇】本書の色文字・太字のポイント部分のみ復習する・『秘書検定3級実問題集』の「マナー・接遇」に目を通す
金	あと2日	本書の色文字・太字のポイント部分のみ復習する・『秘書検定3級実問題集』の「技能」に目を通す

試験前日(土曜日)
学習ポイント
1一般知識用語ごとに、自分の理解度を確認し、理解が「不完全」な用語に印をつける
2敬語必ず出題されるので、もう一度チェックする
3接遇用語必ず出題されるので、もう一度チェックする
4ファイリング覚えにくいところなので、用具の名称とファイリングの方法を正確にチェックする
5本書自分でアンダーラインを引いた部分と、本書のポイント部分を読む。時間がなければ省略してもよい

試験当日(日曜日。起床から会場まで)
学習ポイント
1一般知識
出題率の高い用語(OOD)と理解が「不完全」な用語に目を通す
2敬語・接遇用語
必ず毎回出題される項目なので、念入りに最終チェックをする

試験10分前
1上書き
漢字も正確に書けるように、さらりと目を通す
2ファイリング
正確に記憶できているか、最終チェックをする
3一般知識
本書の巻頭折り込みシート「頻出用語50」に目を通す

試験開始のベルが鳴ったら
試験での問題の解き方
Step1試験問題のページをめくり、一番後ろにある記述式問題の答案を先に作成する
Step2上書き・ファイリング・敬語・接遇用語などの暗記的要素の強い問題に取りかかる。10分前に読んだことを忘れないうちに素早く答案を作成する
Step31ページ目(択一式問題)に戻り、自信を持って解いていく

秘書検定の日程・受験料・申込方法」
検定試験の日程・受験料・申込方法は?秘書検定3級の試験は、毎年6月、11月、2月に行われ、受験料は2800円です(2019年7月現在)。

専門学校や短期大学であれば、学校が一括して申し込みを受け付けてくれるところもあります。また、大学生協などで申し込みを受け付けている大学も多いです。個人で申し込む場合には、

1書店受付(全国の特約書店)
2インターネット受付(公益財団法人実務技能検定協会のビジネス系検定ホームページから申し込み、受験料はクレジットカード、またはコンビニエンスストアで支払う)
3郵送受付(実務技能検定協会に願書を請求して申し込み、現金書留で支払う)

という方法があります。いずれの申込方法も、通常、試験日の2カ月前から1カ月くらい前までが申込期間となりますので、申し込み忘れのないように、情報をまめにチェックしておきましょう。最新の情報は、「公益財団法人実務技能検定協会」のホームページhttp://jitsumu-kentei.jpに詳しく掲載されています。

佐藤一明 (著)

出版社: KADOKAWA; 改訂2版 (2019/9/2)、出典:出版社HP