電子ファイリング検定B級指定テキスト「文書管理と情報技術BASIC」
はじめに
本書は一般社団法人日本経営協会が実施している「電子ファイリング検定」のB級指定図書です。「電子ファイリング検定」は、本会が平成10年度から平成24年度まで実施してきた「電子化ファイリング検定」を引き継ぎながら、ICT(情報通信技術)の最新の動向やオフィスにおける近年のデジタル化の一層の普及を反映して、より時代の要請に即した検定になるようにその改訂を行なったものです。
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「電子化ファイリング検定」という旧名称は、かつてオフィスにおける電子文書の多くが紙の文書をスキャナーなどによって電子化したもの、つまり電子化文書、であったからことから命名したものです。しかし、近年、そもそも最初からコンピュータでデジタル情報として作成された電子文書(=ボーンデジタル)が大部分を占めるようになりました。このように電子文書の出自や作成方法が大きく変化し、それに伴って電子文書の内容の多様化やその利用方法の深化が急速に進展しました。
また、当初は本会実施の「ファイリング・デザイナー検定」を部分的に補足するような意味合いを持った「電子化ファイリング検定」でしたが、最近の傾向は「ファイリング・デザイナー検定」を経由することなく「電子ファイリング検定」を受験される方々も多く、これもデジタル化の進展・普及の表れと言えましょう。
紙媒体から電子文書に移行することによって、ファイリングのすべてのプロセスがデジタル技術で構成されることになります。大きな変化はそれだけではなく、ファイリングの規模や用途がデジタル技術によって格段に広がり、活用の精度も飛躍的に高まります。超大量に蓄積されたデジタル情報がビッグデータと呼ばれ、さまざまな分野で新たな応用分野を切り開いていることは周知の事実です。電子ファイリングの影響力が従来とは比較にならないほど大きなものになった結果、個人情報や著作権の適切な扱いなどの課題が深刻度を増してきたという懸念もあります。
一方、変化しないこともあります。それは電子的媒体であろうとなかろうと、中におさめられたコンテンツとしての情報や文書を管理することの目的です。
第一の目的は広い意味での法令や規則の順守です。コンプライアンス(法令順守)という概念は経営にとって新しい要請ではありませんが、情報が一瞬のうちに全世界で共有されるインターネット時代には、すべての組織構成員が明確なコンプライアンス意識を持って、法令や規則を守りながら組織の目標を達成する必要があります。電子ファイリングは、コンプライアンス意識を具体的に形あるものにして経営に生かすうえで、必須の要件の一つと言えます。
第二の目的は情報や文書を公開して共有することによる、皆さん一人ひとりの業務の高度化・効率化の推進があげられます。たとえばインターネットの普及は業務環境に大きな変革をもたらしました。代表的な変化は情報共有による知識の劇的な増大でしょう。すなわち、皆さんが仕事で作成した電子文書をきちんと保存し、登録・公開し、その意味を共有し、相互に活用することです。これが適正に行われれば、皆さんの業務に過去の資産や同僚のノウハウを生かすことが可能になり、業務の質を飛躍的に向上させることができます(これをナレッジマネジメントと呼びます)。皆さんが日々の業務で創り出す情報には情報資産として大きな価値があるのです。
第三の目的は、一人ひとりの業務遂行の質を向上させ、組織全体の経営の質を高めることです。電子文書の適正な管理によって自組織や内外の経営環境を迅速かつ正確に把握することができ、その結果として先見性のある、優れた経営判断に結びつけることができます。
本書では、電子文書を対象とするファイリングの概念を各組織に適用し、それをシステムとして実現し運用する際に、そのプロジェクトの担当者としての役割を果たすことのできる人材の養成を目指しています。そのために必要な知識と技術の全体像を次の図に示します。
電子ファイリング検定(B級)に必要な知識と技術の全体像
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情報技術の進展は目覚ましく、勉強したばかりの知識がすぐに陳腐化してしまうことも少なくありません。現代人は常に勉強し続けなければならないのです。「立ち止まっているためには全力で走り続けなければならない」というパラドックス的なエピソードが『鏡の国のアリス』に書かれていますが、現代の情報技術は140年前の寓話を現実のものにしてしまいました。
このような環境では、知識や技術の全体像を静的に厳密に定義することはなかなか困難です。前図にも多少のあいまいさがありますが、B級では電子ファイリングに関する基礎的な部分を勉強し、A級では電子ファイリングの主要な部分のすべてをカバーすると理解してください。さらに、各組織固有の事情や経営方針を反映した知識・技術など、「電子ファイリング検定」だけでなく実務を通じて初めて獲得できる部分も少なからずあることでしょう。もちろんその場合も「電子ファイリング検定」で学んだ事柄が、組織内の知識・技術を習得する上でも大いに役立つはずです。
本書を学習した皆さんに、各組織の中核的なメンバーとなって電子ファイリングのさらなる高度化を実現していただけるよう期待しています。
2019年4月
一般社団法人日本経営協会
検定事務局
もくじ
はじめに
第1章 電子文書とトータル・ファイリングシステム
1-1 経営活動と電子文書管理
1-1-1 紙の記録から電子記録
1-1-2 電子文書管理の必要性
1-2 トータル・ファイリングシステムとは・・
1-2-1 トータル・ファイリングシステムの考え方
1-2-2 トータル・ファイリングシステムと国際標準
1-3 トータル・ファイリングシステムの電子文書への応用
1-3-1 電子文書の発生(作成・収集・複写・印刷)
1-3-2 電子文書の伝達(配付・回覧・掲示・映写)
1-3-3 電子文書の活用(検索・加工)
1-3-4 電子文書の保管(分類・ファイル・表示・配列・差換え・見直し)
1-3-5 電子文書の保存(置換え・閲覧・呼戻し)
1-3-6 電子文書の処分(廃棄・移管)
1-4 電子文書の利点と留意点
1-5 オフィスワークの向上とトータル・ファイリングシステム
1-6 機密情報としての文書
1-7 情報管理の基盤
第2章 トータル・ファイリングシステムにおける電子文書の扱い
2-1 オフィス業務とトータル・ファイリングシステムの役割
2-1-1 文書作成と共有伝達手段の多様化
2-2 文書作成の目的
2-2-1 文書の形態
2-2-2 作成に活用される機器
2-2-3 データ形式
2-2-4 文字コード
2-3 電子文書の伝達
2-3-1 グループウエアと共通文書の電子化
2-3-2 ナレッジマネジメント
2-3-3 電子メールの活用
2-3-4 ソーシャル・ネットワーキング・サービスの組織体への展開
2-3-5 コンピュータ・ウイルスとその対策
2-3-6 ネットワークリスクとその対策
2-3-7 組織体とセキュリティ
2-4 活用の方法
2-4-1 検索サイト
2-4-2 Webブラウザー
2-4-3 アドレス情報の仕組み
2-4-4 ファイル変換
2-4-5 圧縮ファイル
2-5 保管、保存、処分の基礎
2-5-1 保管
2-5-2 文書の所有
2-5-3 作成者や承認者の特定
2-5-4 検索のための工夫
2-5-5 保管場所フォルダーの設計方法
2-5-6 検索時の留意点
2-5-7 伝達、流通と保管
2-5-8 読めなくなるリスクへの対処
2-5-9 保存
2-5-10 移管(アーカイブ)
2-5-11 廃棄
第3章 電子文書を取り巻く動向
3-1概況
3-1-1 公文書管理法
3-1-2 電子政府・電子自治体
3-2 政府の電子化戦略の推移と課題
3-2-1 IT戦略の変遷
3-2-2 電子政府戦略に見る文書の電子化
3-2-3 電子政府の国際的評価
参考問題
参考図書
電子ファイリング検定の概要
