秘書検定3級パーフェクトマスター
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まえがき
秘書検定の3級を受験する方の約80パーセントは学生です。その中の45%が高校生,20%が大学生,15%が短大生および、各種専修学校生です。なぜこのように就職前の学生の受験が多いのでしょうか。それは検定試験の中身に関係があるといえるでしょう。
秘書検定は,社会(職場)で感じがよいと言われるような人柄の育成を目指しています。会社で働くとき互いに気持ちよくそして効率よく仕事をするにはどのようにすればよいか。ここを中心に考えて作られています。それは仕事の仕方であったり,相手を気遣う行動であったりいろいろですが、こういった部分を秘書技能という職域に焦点を当てて出題しているわけです。
では、職業として秘書にならない人には参考にならないのでしょうか。そうではありません。社会に出て働く人なら誰でも備えておかなければならない,社会人としての基本的なマナーだと考えてください。つまり職場常識が学べる検定試験なのです。
例を挙げますと「言葉遣い」「態度・振る舞い」「身だしなみ」などを,どのようにすることが相手に失礼でなく感じがよいと受け止めてもらえるか,このようなことが検定の問題になっています。ですから、就職前の学生が知っておけば、入社してすぐに役立つ内容ばかりです。そしてこれらはどのような職業に就く人も,また何年たっても必要なことなのです。
では具体的に,3級ではどのようなことを学ぶのでしょうか。
一言で言うなら「職場常識の基本」です。例えば新人として会社に入社したら周りは皆先輩や上司になるわけですから,相手を敬った態度で接したり話したりすることが必要になります。それには「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の違いを分かっていることが必要です。また、新人ですから仕事は指示を受けなければできません。そしてその仕事が終われば、指示を受けた人に報告することも必要です。
そのようなときの「指示の受け方」「報告の仕方」はどのようにすればよいのでしょうか。基本を知ることが必要です。さらには「お茶は誰から先に出せばよいのか」などなど,学生時代には必要とされなかったことが,いきなり毎日のように出てくるのです。それらの基本的なことを学ぶのが3級です。
この検定試験を学生のうちに学習し受験すれば会社に入る前に分かるのですから、働くことに自信が持てるようになるのではないでしょうか。
まずは、基本から取り組んでみてください。そして、2級や準1級に挑戦することを期待します。公益財団法人実務技能検定協会秘書検定部
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◎目次 – 秘書検定3級パーフェクトマスター
○まえがき
○目次
○本書で勉強される方へ
○秘書検定受験案内
◎秘書技能審査基準3級
第1章必要とされる資質
第1節秘書の心構え
Lesson1秘書に必要な自覚と心構え
Lesson2秘書に求められる資質と人柄,身だしなみ
第2節秘書に求められる能力と守秘義務
Lesson1秘書に求められる能力と守秘義務
●実際に過去問題を解いてみよう
第2章職務知識,
第1節秘書の機能と役割
Lesson1秘書の機能と役割
Lesson2秘書の業務内容
CHALLENGE
第2節秘書の職務
Lesson1秘書の職務を理解するLesson2秘書業務を効率的に行う
実際に過去問題を解いてみよう
第3章一般知識
第1節企業の基礎知識
Lesson1企業活動の目的
Lesson2企業の組織と機能
CHALLENGE演習問題
第2節企業組織の活動
Lesson1人事・労務
Lesson2会計・財務
CHALLENGE演習問題Lesson3マーケティング
CHALLENGE演習問題
第3節社会常識
Lesson1社会常識として知っておきたい用語
CHALLENGE演習問題
実際に過去問題を解いてみよう
第4章マナー・接遇
第1節人間関係と話し方・聞き方
Lesson1職場での人間関係
Lesson2あいさつとお辞儀
Lesson3話し方と人間関係
CHALLENGE演習問題
第2節話し方と聞き方の応用
Lesson1指示の受け方と報告の仕方
Lesson2依頼と断り方
Lesson3注意の受け方
CHALLENGE演習問題
第3節敬語と接遇用語
Lesson1敬語の基本
Lesson2注意したい敬語
Lesson3接遇用語
CHALLENGE演習問題
第4節電話応対
Lesson1電話応対の基本
Lesson2電話のかけ方と受け方
Lesson3上司への電話の取り次ぎ方
CHALLENGE演習問題
第5節来客応対
Lesson1来客応対の基本
Lesson2受付と取り次ぎ
Lesson3案内・茶菓接待・見送り
CHALLENGE演習問題
第6節交際業務
Lesson1慶事の対応
Lesson2弔事の対応
Lesson3贈答のしきたり
CHALLENGE演習問題
●実際に過去問題を解いてみよう
第5章技能
第1節会議における秘書の役割
Lesson1会議の知識
Lesson2会議の準備
Lesson3会議当日の秘書の仕事
CHALLENGE演習問題
第2節ビジネス文書の作成
Lesson1社内文書の基礎知識
CHALLENGE演習問題
Lesson2社外文書の基礎知識
CHALLENGE演習問題
Lesson3電子メールの書き方
Lesson4メモの取り方
Lesson5グラフの書き方
CHALLENGE演習問題
第3節文書の取り扱い
Lesson1文書の受信と発信,秘文書の取り扱い
CHALLENGE演習問題
Lesson2郵便の知識
Lesson3適切な郵送方法
CHALLENGE演習問題
第4節文書・資料管理
Lesson1書類整理の基本
Lesson2バーチカル・ファイリングの実際
Lesson3名刺の整理と活用法
Lesson4情報収集と雑誌・カタログの整理
CHALLENGE演習問題
第5節日程管理
Lesson1日程管理と予定表
Lesson2出張の手配
CHALLENGE演習問題
第6節環境整備
Lesson1事務用品とオフィス機器
Lesson2快適なオフィス環境づくり
CHALLENGE演習問題
実際に過去問題を解いてみよう
○本書で勉強される方へ
秘書検定は、ヒューマンスキルを身に付けるためにはうってつけの検定です。
ヒューマンスキルとは「周囲の人を不快にさせない人間関係の技術のこと」で、職業に就いている人なら誰でも持っていなければいけない普遍的なマナーのことです。具体的には、態度・振る舞い、言葉遣い,話し方の調子，話しの聞き方などが(普通を超えていて)感じがいい,ということです。
本書の「まえがき」で「秘書検定は人柄育成を目指しています」というのは，このような普遍的なマナーが検定の軸になっているからです。これからも秘書検定はヒューマンスキルの部分が更に拡充されてくると思われます。
○本書の特長
さて、本書は「秘書技能審査基準」に基づいて編集されたテキストです。本書をつくるに当たって特に心掛けたことは次の3点です。
①過去問題をたっぷり収載すること
②秘書検定の審査基準の範囲内であっても,出題頻度がこれからも少ないと判断した解説はなるべく省く
③「パーフェクトマスター3級」はルビを多くふるなど,なるべく分かりやすくしてテンポよく勉強できるようにする
ということです。
過去問題については、3級編では合計176問，2級編では221問を収録しました。毎年発行される「実問題集3級」と「同2級」(当社発売)の過去問題の数はそれぞれ210問ですから,本書の収録数の多さがご理解いただけると思います。数多くの過去問題を繰り返し解くことがどれほど実力を付けることに効果的かということは,議論を待たないでしょう。
本書は「過去問題集に近いけれど,しっかり基本から学べるテキストといえます。
○本書の利用について
●本書は第1章から第5章に分かれています。これは秘書検定の審査基準(p.10参照)に沿って章立てしているからです。どの章から始めてもいいのですが,やはり第1章から順番に進まれることをお勧めします。それは,第2章では第1章を基に実際の仕事をどのように行うかを学び,第4章,第5章では,第2章で学んだことを仕事で生かすための具体的な知識を学んでいくからです。
●各項の始めには,その項で学ぶ内容から,過去に出題された代表的な問題を載せました(「過去問題でポイントチェック」)。腕試ししてみてください。
●「CHALLENGE演習問題」は,章の途中途中でこまめに過去問題を解いてみることで,そこまでの理解を確認できるようにしました。ここで失敗したら,もう一度戻って解説を読み直しましょう。
●各章末には更に過去問題をまとめて掲載しました(「実際に過去問題を解いてみよう」)。ここでは本番を意識して,合格基準である60%以上の正解を目指してください。ここでの60%とは,問題数に対して正解した問題数の比率です。それぞれの問題には正答率によって難易度を★印で表しています。★は1つから5つで,数が多いほど正解者数が少なかった(難しかった)問題です。
●過去問題で選択問題を解く場合は,「適当を選びなさい」「不適当を選びなさい」の違いに気を付けて読んでください。
●本書に収載した過去問題の解答のうち,記述形式によるものは,問題の性格上,本書掲載の解答に限定されない「解答例」です。
本書を手にとっていただいたみなさまの合格を,心から願っております。
早稻田教育出版編集部
◎秘書検定受験案内
1.名称秘書技能檢定試驗
2.実施団体名公益財団法人実務技能検定協会
3.実施級3級,2級,準1級,1級
4.出題形式3級,2級は筆記試験です。
準1級と1級は筆記試験と2次試験(面接試験)があります。2次試験に進むのは筆記試験の合格者です。3級と2級の筆記試験についてはそれぞれ35問出題されます。このうち31問が五つの選択肢から一つを選ぶ択一問題(マークシート方式)で、4問が記述問題です。準1級の筆記試験は23問出題されます。このうち14問が五つの選択肢から一つを選ぶ択一問題(マークシート方式)で、9問が記述問題です。1級は17問出題され全て記述問題です。なお,面接試験は準1級も1級も知識を問うものではなく,あいさつや来客応対などを行う,ロールプレイング形式です。
5.試験時間3級は110分,2級は120分,準1級130分,1級140分です。
6.試験日原則として6月,11月,2月に筆記試験が行われます。
*2月の試験は3級と2級のみ実施です。注意してください。
7.申込期間受験申し込み期間は,試験日のほぼ2カ月前から1カ月前です。
8.申込方法個人で申し込む方は、受付期間中に全国の特約書店から受験申し込み手続ができます。または秘書検定のホームページからもお申し込みできます。願書と受験料を添えて現金書留で郵送しても手続きができます。
学校などを窓口として団体で申し込む方は、必ず先生や担当者に確認してください。
9.受験料3級2,800円2級4,100円準1級5,300円1級6,500円
10.同時受験3級と2級,2級と準1級については同時申し込みができ,同日中に受験ができます。
11.受験資格学歴・年齢,その他の制限は一切ありません。どなたでも受験することができます。
12.出題領域と問題数,合格基準等について
–
●その他
1.試験当日受験票,身分証明書を忘れずに。遅刻しないように会場までの交通機関,所要時間を確認しておきましょう。20分以上遅刻すると受験できません。
2.途中退場試験開始80分後からできますが,よく見直しをしましょう。
3.合否通知3級,2級は試験日から約3週間後に合否通知が届きます。また,インターネットの合否速報は,試験日の約2週間後から秘書検定のホームページで確認できます。
その他ご不明点は秘書検定ホームページをご覧になるか下記へお問い合わせください。
公益財団法人実務技能検定協会秘書検定部
〒169-0075東京都新宿区高田馬場一丁目4番15号
電話03(3200)6675URLhttp://jitsumu-kentei.jp/
秘書技能審査基準3級
程度初歩的な秘書的業務の理解ができ，2級に準じた知識があり，知能が発揮できる。
領域
I必要とされる資質
(1)秘書的な仕事を行うについて備えるべき要件
内容
①初歩的な秘書的業務を処理する能力がある。
②判断力、記憶力,表現力,行動力がある。
③機密を守れる,機転が利くなどの資質を備えている。
(2)要求される人柄
①身だしなみを心得,良識がある。
②誠実,明朗,素直などの資質を備えている。
Ⅱ職務知識
(1)秘書的な仕事の機能
①秘書的な仕事の機能を知っている。
②上司の機能と秘書的な仕事の機能の関連を知っている。
Ⅲ一般知識
(1)社会常識
①社会常識を備え,時事問題について知識がある。
(2)経営に関する知識
①経営に関する初歩的な知識がある。
Ⅳマナー・接遇
(1)人間関係
①人間関係について初歩的な知識がある。
(2)マナー
①ビジネスマナー,一般的なマナーを心得ている。
(3)話し方,接遇
①一般的な敬語,接遇用語が使える。
②簡単な短い報告,説明ができる。
③真意を捉える聞き方が、初歩的なレベルでできる。
④注意,忠告が受けられる。
(4)交際の業務
①慶事弔事に伴う庶務,情報収集と簡単な処理ができる。
②贈答のマナーを一般的に知っている。
V技能
(1)会議
①会議に関する知識,および進行,手順について初歩的な知識がある。
②会議について初歩的な計画,準備,事後処理ができる。
(2)文書の作成
①簡単な社内文書が作成できる。
②簡単な折れ線,棒などのグラフを書くことができる。
(3)文書の取り扱い
①送付方法受発信事務について初歩的な知識がある。
②秘扱い文書の取り扱いについて初歩的な知識がある。
(4)ファイリング
①簡単なファイルの作成、整理、保管ができる。
(5)資料管理
①名刺,業務上必要な資料類の簡単な整理,保管ができる。
②要求された簡単な社内外の情報収集ができ、簡単な整理,保管ができる。
(6)スケジュール管理
①上司の簡単なスケジュール管理ができる。
(7)環境,事務用品の整備
①オフィスの簡単な整備,管理，および事務用品の簡単な整備,管理ができる。
Perfect Master 第1章必要とされる資質
秘書の職務は、上司の仕事の手助けや身の回りの世話です。それを適切に行うための感覚や判断力などが秘書の資質ということです。
秘書としてどのように業務をこなしたらよいのか、上司や社内外の人への接し方,気の利かせ方,機密を守るということ、身だしなみの心得などを学びましょう。
(1)秘書の心構え
Lesson1秘書に必要な自覚と心構え
秘書の役割は、上司が本来の仕事に専念できるように手助けをすることです。そのためにはまず、一人の社会人として自己管理ができなければなりません。社会人として心掛けるべき自己管理と,秘書の心構えについて学びましょう。
過去問題でポイントチェック!
新人秘書A子は先輩から仕事の仕方について次のように指導された。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)仕事を指示されたときは、いつまでに出来上がればよいかを確かめること。
2)他部署の人から仕事の内容を尋ねられたら,自分にはまだよく分からないと言うこと。
3)仕事が幾つか重なったときは、出来上がりの期日によって順番を決めてから始めること。
4)仕事に慣れないうちは,指定された期日に間に合わなくても丁寧さを優先して仕事をすること。
5)仕事の仕方で分からないことがあったときは、分かる人に尋ねて間違いのない仕事をすること。
仕事は慣れ不慣れに関係なく、期限に間に合わせないといけません。従って、慣れないうちは期日に間に合わなくても丁寧さを優先するなどは、仕事の仕方が違ってます。
不適当は4)
秘書は上司からの指示を正しく受けて、それを確実に実行する
ここがポイント
そのために必要な心構えは次の4占です。しっかり覚えましょう。
①指示には忠実に従う。②自分勝手な判断で処理しない。③指示された締め切りを守る。④仕事が終わったら必ず報告する。
構えが必要です。そのために
①「自己管理」を心掛ける
会社など組織で働くためには,社会人としての自覚や心構えが必要です。はまず、「自己管理」が必要です。
①健康管理
体調不良による突然の休みや遅刻は,周囲に迷惑を掛けます。適度な睡眠や食事,規則正しい生活ストレス解消をして,健康を保ちます。
②時間管理
「時間=お金」の意識を持ち,時間を意識して仕事をします。
③感情のコントロール
仕事においては個人的な好き嫌いや怒り、不快感をあらわにしてはいけません。どのような仕事にもきちんと取り組み,周囲の人とよい関係を築くようにします。
④金銭管理
仕事でお金を扱うときは,慎重かつ安全に管理します。
②心構えを態度や言動で表す
周囲の人々との関係をよくし、気持ちよく仕事を進めていくため,次のことを意識しましょう。
①礼儀正しいあいさつ
自分から先にあいさつをします。
②正しい言葉遣い
丁寧な言葉遣いを心掛け,適切な敬語を使います。
③相手を意識した態度
上司,先輩,後輩,取引先など,さまざまな相手との関係性をわきまえ,節度ある態度で接します。
③新しい仕事は積極的に取り組む
新人のときは上司や先輩に教えられながら仕事を覚えていきますが,受け身の姿勢ではなく，積極的に取り組むことが大切です。自己啓発に努め,能力を高めることを意識しましょう。自分の仕事以外にも関連している業務を理解したり，多部署の業務と上司の仕事との関連性などを学んでおくことも大切です。
④上司の補佐役としての心構え
秘書は上司の補佐役であることをわきまえて行動します。
①秘書の職域を越えない
上司の了解を得ないで仕事をしたり,上司に指示(・・・してください・・・はやめてくださいなど)をしたりするなどは秘書の役割を超えた行動です。また、上司のミスと思われることを確認するときは「念のため確認させていただきたいのですが，よろしいでしょうか」などと謙虚な言い方で尋ねます。ただ名前や日付など明らかな書き間違いなどは、そっと直しておきましょう。
②上司に指示された仕事は確実に行う
上司から仕事の指示を受ける際は,メモを取り復唱をして、確実に実行します。そして仕事が完了したら必ず報告します。
③上司の意向に沿って仕事をする
上司の性格や好み,仕事の仕方を把握し、上司が快適に仕事に取り組めるよう努力します。
④人間関係のパイプ役となる
部内の人はもちろんのこと、仕事上で関係する各部署の人や同僚,部下,また上司の上役など職場内のさまざまな人とよい関係を保てるよう心を配ります。
PLUSUP
指示を受けるとき「はい」の返事でやる気が分かる
上司から声が掛かったときは、仕事の手を止め、上司の顔を見て返事。呼ばれたら筆記用具とメモを持ち,上司のところへ行きます。上司が気持ちよく指示できるよう，明るい返事と機敏な行動で応じましょう。
Lesson2秘書に求められる資質と人柄、身だしなみ
秘書は上司と,また上司を取り巻くさまざまな人と,信頼関係を築いていかなければなりません。そのためには感じのよい態度,ビジネスにふさわしい立ち居振る舞いが必要です。秘書に求められる資質と人柄,身だしなみについて学びましょう。
過去問題でポイントチェック!
次は秘書A子が,秘書に求められる人柄について考えたことである。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)「向上心がある」とは例えば,常に効率を考えながら仕事をするということではないか。
2)「素直である」とは例えば,思ったことをそのままはっきりと口に出すということではないか。
3)「誠実である」とは例えば、言われた仕事を疑問に思うことなくただこなすということではないか。
4)「情緒が安定している」とは例えば,人と話をするとき表情を変えず感情を表に出さないということではないか。
5)「責任感がある」とは例えば,期限に間に合いそうもなくても仕事は常に一人で行い手伝いなどは頼まないということではないか。
「向上心」とは、よい方向を目指し自らを高めようとする心のことです。常に効率を考えながら仕事をするということは、秘書が仕事の上で求められる人柄としての、向上心の例えと
して適当です。
適当は1)
ここがポイント
組織で求められる資質とは
①責任感
任された仕事は期限を守り,最後までやり遂げます。
②協調性
上司,先輩,後輩,関係各部署とよい関係を築き、チームワークを維持します。
③正確性
指示を正確に受け,漏れや間違いがないように行います。
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