秘書検定集中講義（1級）改訂版 ケーススタディで学ぶ
秘書検定の参考書・テキストの選び方(独学勉強法)もチェックする。
–
まえがき
秘書検定の「秘書」は職名です。かつては,社長秘書などというように秘書は専門職でしたが,最近では「秘書的な仕事をする人」が求められるようになりました。これはITの進化や働き方の効率化で,会社などでは部長職などにも多く秘書的な仕事をする人が就くようになったからです。
会社は職場です。その職場で働くためには、会社組織の理解とそれに伴う対人関係の理解働く人たちとの人間関係,お客様などの応対の仕方,そのために必要なマナーなどのことについて知っておく必要があります。
これでお分かりかと思いますが,「秘書検定」はこのようなことを取り扱っていて名称は「秘書」でも、内容は“応用の職場常識の宝庫”と言えるものです。
考えてみれば,秘書の仕事は上司の補佐(手助け)ですが,会社などに就職すれば,はじめは誰でも自分より目上の人(先輩・上役)の補佐が仕事です。しかもこの補佐は秘書的な能力(人間的能力)が求められる仕事です。
このようなことから秘書的能力は,「ヒューマンスキル(ビジネスの場で必要な対人関係についての能力)と考えられるようになってきています。
今後は,会社などで社員に求める能力は,ヒューマンスキルとしての秘書的能力が期待され,この方向で発展していくものと思われます。
秘書検定の1級には面接試験があります。面接試験というと一般的には知識を問われるわけですが,秘書検定の場合は,秘書的な仕事をする人としてはこの程度は必要というレベルの「態度」「振る舞い」「話し方」など対人関係を題材にしたロールプレイング(役割演技)です。秘書検定はその内容の特質上このようになっています。
秘書検定1級の合格は,あなたにとってのアイデンティティーになります。合格への挑戦を期待しております。公益財団法人実務技能検定協会秘書検定部
この本の使い方
秘書の仕事は領域が広いため学ぶべき事柄も広範囲にわたりますが,本書では審査基準に設けられた範囲を確実にカバーし、内容もレベルも,級位に沿って編集しています。
1級では,最上級秘書としての知識と,その業務を行うのに必要とされる技能に関して出題されます。「秘書的な仕事をより率先して十分に実行する」能力と「状況に応じてより適切に判断して十分に実践する」能力が要求されます。試験の出題範囲は,以下の理論領域と実技領域になります。詳細は,「秘書技能審査基準1級」(p.12)を参照してください。
理論領域 I必要とされる資質,I職務知識,III一般知識
実技領域 Ⅳマナー・接遇,V技能
●集中講義シリーズの特長—自分一人でも学習できる
本書は,次のような点に配慮して編集されています。
◆本文での解説ではできるだけ平易な言葉を用いている。
◆難しい漢字には振り仮名を付けている。
◆難しい用語には「*」マークを付け,そのページの下段に解説欄(「ワードCheck!」)を設けている。
◆秘書技能検定の試験範囲を十分にカバーし,個々の項目を詳しく解説しているので、独学でも無理なく学習を進めることができる。
◆学校で秘書の勉強をしている人にとっても,講義から得たものを補強する最適な参考書となるよう編集している。
●本書の学習の仕方――より効率的な学習をするために
次のような利用の仕方をすると,一層効果的に学習できます。
◆「CASE STUDY」では最適な対処法をまず自分で考えてみる。提示された状況説明を読んだ後すぐに解答・解説(「対処例」や「スタディ」)を読むのではなく,イラストをじっくり見ながら考え、まず自分なりの解答を出すようにする。その後,自分の答えと照らし合せて解答・解説を読むと視覚効果も相まって記憶に残りやすくなる。
◆各Lessonの本文説明では重要な部分を箇条書きにしてあるので,注意して読むことが大切。ここからの出題が少なくない。また,自分で留意したいと思う箇所にマーカーを引くなどしておくと、読み返すときにポイントを絞った効率的な学習ができる。
◆言葉は知っていても意味をあいまいにつかんでいることが多い。「*」マークが付いた用語があれば,「ワードCheck!」で確認するほか,自分で不確かな用語は印を付けて調べるようにする。また,関連用語を列挙した箇所にはコマークが付いているので,理解したらそこにチェック印を入れておくとよい。◆各Lessonの本文を読み終えたら,「SELF STUDY」の「POINT出題CHECK」と「CHALLENGE実問題」で過去問題を研究する。
①「POINT出題CHECK」でどのような問題が出るかを把握する。
◎過去問題は全出題範囲をカバーしている。また、問題を「テーマ」や「ケース」別に分類し,重要なものに絞って掲載しているので,出題の傾向がつかみやすくなっている。
◎1級の筆記試験は基本的にすべて記述解答の問題となるが,適当と思われる選択肢を選んで番号を記入するなど実質的には選択問題といえるものも出題されている。そうした問題には,3級~準1級同様各選択肢の前に「○」,「×」を付けて掲載しているが,これは何度も目を通すときに,すぐに「○」,「×」を確認して記憶に残すためである。従って,最初はその選択肢がなぜ「×」,あるいは「○」なのかを考えてみることが重要。その後,解説を読んでその理由を理解するようにしたい。
◎記述式の問題は基本的には1問に絞るようにしたが、テーマやケースの重要度に応じて,適宜増やしている。代表的な記述問題を選別しているので,これらは確実に押さえておくようにしたい。実際にノートなどに解答を書いてから解答例と照らし合わせて検証してみるとよいだろう。
s
②「CHALLENGE実問題」では学習した効果を検証する。
◆1級には筆記試験のほかに面接試験があるが,これについても,十分対応できるよう、本書では面接対策の章(第6章)を設けている。会場到着から控室に入るまで,試験開始から退室までと,実際に行われる面接試験の流れを具体的に示し,面接で実施される課題への取り組み方や要所ごとに押さえておくべき留意点を明示しているので,本章を熟読すれば面接対策は十分であろう。
◆巻末には模擬試験問題が掲載されているので,全学習が終了したら挑戦して実カを確認してみる。忘れていたところや弱点部分を自分でチェックして、再度本文部分を重点的に学習し直すとよい。
◆目次◆ –
◆まえがき
◆この本の使い方
序章 受験対策基礎知識
SECTION1 検定試験の受け方
1 1級試験の受け方と審査基準
SECTION2 筆記試験対策
1 記述問題の留意点
2 箇条書きの要領
SECTION3 言葉の基礎知識
1 漢字の基礎知識
2 誤りやすい言葉
第1章 必要とされる資質
SECTION1 上級秘書の資質と能力
1 要求される高い資質
●SELF STUDY
2 状況に応じた適切な判断力
●SELF STUDY
3 業務遂行のための調整能力
●SELF STUDY
4 人間関係調整能力
●SELF STUDY
5 アドバイザーとしての能力
●SELF STUDY
6 新人・後輩への指導力
●SELF STUDY
SECTION2 対人関係の心得
1 来客・上司への対応
●SELF STUDY
2 社内関係者への対応
●SELF STUDY
第2章 職務知識
SECTION1 秘書の役割
1 職務の心得
●SELF STUDY
2 上司不在時の対応
●SELF STUDY
SECTION2 秘書の業務
1 定型業務
●SELF STUDY
2 非定型業務
●SELF STUDY
第3章 一般知識
SECTION1 企業・経営の知識
1 企業活動の基本用語
●SELF STUDY
2 税・印鑑・職種の知識
●SELF STUDY
SECTION2 社会常識と基本用語
1 常識としての一般知識
●SELF STUDY
2 社会常識としての基本用語
●SELF STUDY
第4章 マナー・接遇
SECTION1 関係者との接し方・話し方
1 関係者との接し方
●SELF STUDY
2 秘書としての話し方
●SELF STUDY.
3 話し方の実際
●SELF STUDY
SECTION2 話し方の応用
1 説明・報告・スピーチ
●SELF STUDY
2 注意する・褒める・助言する.
●SELF STUDY
3 依頼・断り・苦情
●SELF STUDY
SECTION3 電話応対
1 電話応対の実際
●SELF STUDY
SECTION4 接遇
1 接遇用語
●SELF STUDY
2 臨機応変な来客対応
●SELF STUDY
SECTION5 交際
1 慶事(祝賀会)
●SELF STUDY
2 弔事
●SELF STUDY
3 贈答
●SELF STUDY
4 見舞い
●SELF STUDY
5 交際に関する用語
●SELF STUDY
第5章 技能
SECTION1 会議.
1 会議への対応
●SELF STUDY
SECTION2 文書作成
1 文書作成上の留意点
●SELF STUDY
2 社交文書の作成
●SELF STUDY
3 グラフの作成
SELF STUDY
SECTION3 文書の取り扱い
1「秘」扱い文書
●SELF STUDY
2 郵送方法
●SELF STUDY
SECTION4 情報管理
1 情報収集と資料の整理法
●SELF STUDY
SECTION5 日程管理・オフィス管理
1 日程管理の要領
●SELF STUDY
2 オフィスレイアウト
●SELF STUDY
第6章 面接
SECTION1 面接試験の予備知識
1 面接試験の概要
2 面接試験に臨む前の点検事項
SECTION2 面接試験の実際
1 面接試験の実際の流れ
2 自己紹介と課題への対応
●SELF STUDY
終章 模擬試験
SECTION1 仕上げ1 TEST
面 接
SECTION2 仕上げ2 TEST
面 接
