秘書検定実問題集3級2019年度版
秘書検定の参考書・テキストの選び方(独学勉強法)もチェックする。
まえがき
「秘書」は,かつては社長秘書などという言い方で代表されたよう に,多くは専業でしたが,最近は少し様子が変ってきました。IT の発展により会社の役員などでも情報管理を自身でできるようにな りましたから,秘書は秘書だけをしていればよいという時代ではな くなりました。例えば営業部長でも秘書的な能力のある部員に秘書 的なことをやってもらって、効率的な仕事の仕方をする人が多くなっ てきました。このような場合の秘書は兼務秘書などという言い方が されています。
考えてみれば,秘書の仕事は上司の補佐(手助け)ですが,会社 などに就職すれば,初めは誰でも自分より目上の人(先輩・上役) の補佐が仕事です。しかもこの補佐は秘書的な能力(人間的能力) が求められる仕事です。
このようなことから秘書的能力は、「ヒューマンスキル(ビジネス の場で必要な対人関係についての能力)」と考えられるようになって きています。
今後は,会社などで社員に求める能力は,ヒューマンスキルとし ての秘書的能力が期待され,この方向で発展していくものと思われ ます。
●秘書検定のスペシャリティー(特色)
秘書検定には「準1級」と「1級」に面接試験があります。内容は、 秘書的能力は人間的な能力であることから,対人関係を題材(応対・ 報告)にしたロールプレイングになっています。特に準1級は,学 生さんには就職面接の面接体験的な位置づけにもなっていて、社会 性を体験することから対人関係に自信が持てるようにもなります。 挑戦を期待しています。
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本書の利用について
1.本書の問題編には、「秘書技能検定試験」として,第111回~第116回ま でに実施された3級試験問題を収載しています。
2.巻末の「解答・解説」は必要に応じて本編から外して利用することができます。また, 解答のうち記述形式によるものは、問題の性格上,本書 掲載の解答に限定されない「解答例」です。
3.選択問題は、 「…適当と思われるものを選びなさい」「…不適当と思わ れるものを選びなさい」などの違いに気を付けて読んでください。
4.各問にある「難易度ランク」は,★の数が多いほど難しくなります。
5.タイトルが付いている問題は職業人の基本と常識についての問いです。職業人の基本や常識を身に付けることは、その人が成長していく 基をつくることになります。これから社会に巣立とうとする人は, 特 にこのタイトルが付いている問題に目を向け、役立ててください。
6.3級の試験時間は110分です。本書の問題を解く際の参考にしてくだ さい。
時間は有効に使って答案は隅々まで点検し、一人でも多く合格でき ますよう, ご健闘をお祈りしております。
CONTENTS 目次 秘書検定 実問題集 2019年度版
第111回▶︎第116回
●まえがき ●本書の利用について ●秘書検定の受け方 ●秘書技能審査基準
◯問題編
第116回 (2018.11.11)
第115回 (2018.6.17)……
第114回 (2018.2.11)……
第113回 (2017.11.12)……
第112回 (2017.6.18)………
第111回 (2017.2.5)……
……
◯要点整理
○解答・解説編(別冊)
第116回 (2018.11.11)……..
第115回 (2018.6.17)………
第114回 (2018.2.11)
第113回 (2017.11.12)………
第112回 (2017.6.18)……
第111回 (2017.2.5)
schedule
■試験当日の持ち物チェック
口受験票 口身分証明書 (学生証・運転免許証・ 健康保険証・パスポート等) □HBの黒鉛筆またはシャープペンシル(万年筆・ボールペン等不可) 口消しゴム 口腕時計 ※携帯電話,スマートフォン等の 電子機器類を時計代わりに 使用することはできません。
2019年度 秘書検定 試験実施日
第118回 6/16(日)
受付期間 ● 2019年4月9日 (火)~5月15日 (水)
●実施級 3級,2級、準1級、1級
第119回 11/10(日)
受付期間
●2019年9月2日(月)~10月9日 (水)
●実施級 3級,2級、準1級、1級
第120回 2/9(日)
受付期間
2019年12月9日(月) ~2020年1月14日 (火)
●実施級 3級,2級のみ
申し込みから合格まで
個人の申込は全国の特約書店 またはインターネットで
以下の3種類の申込方法があります。
①書店で申し込む
全国の秘書検定特約書店で配布される「検定案内」の中の 「個人申込用受験願書」に受験料を添えて書店に申し込み, 受付印が押された願書を協会へ郵送する。
②インターネットで申し込む
パソコンまたは、携帯電話で以下のアドレスにアクセスし,申 込情報を入力後, コンビニエンスストアまたは、クレジットカード で受験料を支払う。
パソコン https://jitsumu-kentei.jp/
③郵送で申し込む
現金書留で,願書と受験料を協会へ郵送する。
申し込みは受付期間内に
受験願書の受付期間は、 試験日のほぼ2カ月前から1カ月前までです。 また、郵送の場合は消印が締切日翌日までのものが有効となります。
いよいよ試験当日!
試験当日は,受験票,身分証明書と合わせて、遅刻しないように 会場までの交通機関,所要時間もしっかりチェックしましょう。 20 分以上遅刻すると受験できませんのでご注意を。
●受験票と身分証明書を提示
受付で試験監督者に受験票と身分証明書を提示してください。
●途中退室について
試験開始80分後からできますが、よく見直しをしましょう。
合否通知について
3級,2級の合否は、試験日の約3週間後に通知します。 準1級筆記試験の合否は、試験日の約2週間後,1 級の 合否は、面接試験日の約1週間前までに通知します。 面接の合否は準1級・1級ともに試験日から約3週間後に 通知します。 希望者には合格証明書(要手数料)を発行します。
★インターネット合否速報
合否速報は試験日の約2週間後から 秘書検定ホームページで確認できます!
秘書検定審査基準の解説 – 5つの領域で問うものとは
● 必要とされる資質
秘書の仕事は上司の身の回りの世話や仕事の手助けです。それを適切に実行するための感覚,判断力のようなものが秘書の資質ということです。変則的な来客をどのように取り次ぐかなどの判断、上司が何を望んでいるかなどを察して対応する気の利かせ方などが問われます。
● 職務知識
上司の留守をどのように預かるか。上司の仕事をどのように 手伝うかなど,秘書特有の仕事の仕方について問われます。
●一般知識
秘書はビジネスの場で仕事をします。そのためには、上司や 身の回りの人が話す言葉が理解できる必要があります。とはいっ ても大げさなことではなく、上司の仕事を手助けするためには このくらいは知っていなくてはという社会常識的な範囲で主 に経済用語が問われます。
● マナー・接遇
ビジネスの場では礼儀作法をビジネスマナーといいます。 マナーは対人関係では欠かすことのできないものです。上下関係のある人の集まりである職場では、ビジネスマナーを心得ていないとその一員にはなれません。目上の人(上司・先輩・来客など)にはどのように接すればよいか対人関係の基本となる言葉遣い、来客にはどのようにお茶を出すか、社交常識(主に弔事,慶事)などについて問われます。
●技能
ビジネスの場で必要な文書ファイリング 事務用品, 会議などについての初歩的な知識・用語。また、オフィスの環境整備について常識的なことが問われます。
秘書技能審査基準3級
程度 領域 内容
初歩的な秘書的業務の理解ができ、2級に準じた知識があり、技能が発揮できる。
I必要とされる資質
(1)秘書的な仕事を行うについて備えるべき要件
①初歩的な秘書的業務を処理する能力がある。
②判断力、記憶力、表現力、行動力がある。
③機密を守れる、機転が利くなどの資質を備えている。
(2)要求される人柄
① 身だしなみを心得, 良識がある。
② 誠実,明朗,素直などの資質を備えている。
II 職務知識
(1)秘書的な仕事の機能
① 秘書的な仕事の機能を知っている。
② 上司の機能と秘書的な仕事の機能の関連を知って
いる。
III 一般知識
(1)社会常識
① 社会常識を備え,時事問題について知識がある。
(2)経営に関する知識
①経営に関する初歩的な知識がある。
IV マナー・接遇
(1)人間関係
① 人間関係について初歩的な知識がある。
(2)マナー
① ビジネスマナー、一般的なマナーを心得ている。
(3)話し方, 接遇
①一般的な敬語, 接遇用語が使える。
② 簡単な短い報告, 説明ができる。
③ 真意を捉える聞き方が、初歩的なレベルでできる。
④ 注意,忠告が受けられる。
(4)交際の業務
①慶事, 弔事に伴う庶務,情報収集と簡単な処理ができる。
② 贈答のマナーを一般的に知っている。
V技能
(1)会議
① 会議に関する知識, および進行, 手順について初歩的な知識がある。
② 会議について、 初歩的な計画, 準備,事後処理がで きる。
(2)文書の作成
① 簡単な社内文書が作成できる。
②簡単な折れ線,棒などのグラフを書くことができる。
(3)文書の取り扱い
① 送付方法, 受発信事務について初歩的な知識がある。
② 秘扱い文書の取り扱いについて初歩的な知識が ある。
(4)ファイリング
①簡単なファイルの作成,整理,保管ができる。
(5)資料管理
① 名刺, 業務上必要な資料類の簡単な整理, 保管ができる。
② 要求された簡単な社内外の情報収集ができ, 簡単な整理, 保管ができる。
(6)スケジュール管理
① 上司の簡単なスケジュール管理ができる。
(7)環境, 事務用品
①オフィスの簡単な整備,管理, および事務用品の簡単な整備,管理ができる。
第116回 問題
必要とされる資質
１ 難易度ランク★★★
部長秘書A子の上司が外出中、他部署のB子が「W部長からです。皆さんでどうぞ」と出張土産の菓子を持ってきた。このような場合,A子はどのようにするのがよいか。次の中から不適当と思われるものを 一つ選びなさい。
1)W部長からの土産なので上司が戻るのを待ち、見せてから開けて皆に配る。
2)課長にW部長からの出張土産だと話し,部内の人に配り上司の分は別にしておく。
3) 上司がいないので代わりにW部長に内線電話で礼を言って、部内の人に先に配る。
4) 皆さんでということなので部内の人に配り,上司には戻ったら出しながら報告する。
5) 部内の人に配り,上司の分はW部長の出張土産とのメモを添えて机の上に置いておく。
2 難易度ランク★★★★
営業部長秘書 A子は、上司から部長会議の資料をメンバーに届けるよう指示された。配布の途中で広報部長から,「営業部に置い てもらいたい」と分厚いN社の製品カタログを差し出された。このような場合, A子はどのように対応するのがよいか。次の中から不適当と思われるものを 一つ選びなさい。
1) 広報部長に,この資料を配り終えてからまた来るのでよいかと尋ねる。
2) 広報部長に,今資料を配布中だが先に営業部に持ち帰った方がよいかと尋ねる。
3) 製品カタログは受け取って先に営業部に持ち帰り,その後資料の配布を続ける。
4)製品カタログを受け取り,広報部の同僚にひとまず預けて資料の配布を続ける。
5) 広報部長に,後で取りに来るので広報部長秘書に預けておいてもよいかと尋ねる。
3 難易度ランク★
新人秘書A子は、何事も丁寧にするので時間がかかる。次はA子が,「状況に合わせた行動をするように」と先輩から指導された ことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) 来客応対に丁寧さは必要だが,気軽でよい相手には丁寧にし過ぎないこと。
2)相手を待たせているときは、丁寧さも大事だが早くするよう努力すること。
3) 用事を頼まれて他部署に行くときは足早に歩き、用件は早口で伝えるようにすること。
4) 上司に呼ばれたら「はい」と返事をし,待たせないようすぐに上司のところへ行くこと。
5)電話が鳴ったらすぐに受話器を取り丁寧に応対するが,取り次ぐときは迅速に行うこと。
4 難易度ランク★
部長秘書A子は本部長から,「部長に確かめたいことがあるが来られそうか」という内線電話を受けた。上司は個人的にも親しい取引先のM氏と面談中である。このような場合,A子は本部長にどのように 言うのがよいか。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) 来客と面談中だが,どのようにしたらよいか。
2) 取引先の人と面談中だが,急ぐならメモで伝えようか。
3) 面談中なので、終わったらすぐに上司に伝えるがよいか。
4)面談中なので,応接室の様子を見て伝えるようにするがよいか。
5)個人的にも親しい取引先の人と面談中なので,難しいかもしれない。
5 難易度ランク★
秘書A子はよく来社する取引先の担当者から、今度の受付の人はおとなしい人だねと言われた。次はA子が、おとなしい人は来客 にどのように見られるか考えたことである。中から不適当と思われるものを 一つ選びなさい。
1)頼りなさそう。
2) 元気がなさそう。
3)明るくなさそう。
4) 素直でなさそう。
5)親しみやすくなさそう。
職務知識
6 難易度ランク★★
秘書A子はある日,今まで自分が指示されていた仕事を，上司がC子に指示しているのを見掛けた。C子がその仕事をするのは初めてのはずである。このような場合、A子はどのようにするのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)上司は何か考えがあってC子に指示したのだろうから,しばらく様子を見る。
2)C子がその仕事を終えるのを待って,C子に上司から指示された事情を尋ねる。
3)C子から聞かれる前に自分から,「自分の今までのやり方を教えようか」と言う。
4) 上司に,「今まで自分がしていた仕事をなぜC子に指示したのか」と理由を尋ねる。
5)上司に,「今まで自分がしていた仕事なので,C子の手伝いをしようか」と申し出る。
7 難易度ランク★★★★
秘書A子が退社した上司(部長)の机を見ると,パソコンの画面には入力の途中らしき文書が開いたままになっていた。退社のとき,よほど急ぐことがあったのだろう。このような場合,A子はどのように 対処するのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) 取りあえず作成途中の文書を保存し,パソコンの電源を切っておくのがよい。
2)課長に事情を話し,明日まで電源を入れたままでよいかと許可を得るのがよい。
3)そのままにしておくわけにもいかないので,パソコンのふたを閉じておくのがよい。
4) 上司の携帯に電話をしてパソコンが開いたままだがどうすればよいかと尋ねるのがよい。
5)上司の入力途中の文書をA子が見たことになってしまうので,そのままにしておくのがよい。
8 難易度ランク★★★
次は部長秘書A子が最近行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)上司の打ち合わせ中に家族から電話があったとき,急ぐと言うの
ですぐ上司に取り次いだ。
2)上司から同時に二つの仕事を指示されたとき、手間の掛からない易しい仕事から取り掛かった。
3)上司の外出中に取引先から面会の申し込みがあったとき、希望の日時を聞いておき,後で連絡すると言った。
4) 上司の出張中に急用があるという友人が訪ねてきたとき、上司から電話させてもらうと言って連絡先を尋ねた。
5)上司に報告したいことが幾つかあったが忙しそうにしていたので急ぐものだけ報告し,他は後ですることにした。
9 難易度ランク★★★
秘書A子は課長と出張中の上司(部長)から, 「明日戻る予定だったが,1日延びることになった」という連絡を受けた。次はこの ときA子が上司に言ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選 びなさい。
1)同行されている課長もご一緒でしょうか。
2)ご宿泊のホテルへのご連絡はお済みでしょうか。
3)何かご出張中に不都合があってのことでしょうか。
4) 明日のR様とのお約束はいかがいたしましょうか。
5)帰りの切符の変更はお願いしてもよろしいでしょうか。
10 難易度ランク★
秘書A子は上司から,「来週,S社の部長と課長を食事に招待したいので、どこか店を予約しておいてもらいたい」と言われた。次はこのときA子が、日時の他に上司に確認したことである。中か不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)予算はどのくらいか。
2) 場所はどの辺りがよいか。
3) 料理の種類に希望はあるか。
4)当社からの同席者はいるか。
5)店の予約はいつごろするのがよいか。
一般知識
11 難易度ランク★
次の「」内は下のどの用語の説明か。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
「企画や見積もりなどの概要を関係者に発表,提示すること」
1)プロモーション
2) オペレーション
3)プレゼンテーション
4)オリエンテーション
5)コンサルテーション
12 難易度ランク★★★
次は直接関係ある用語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)統計−数値
2)給料−金利
3)決算−監査
4)生産−原価
5)法人−企業
13 難易度ランク★
次の用語の中から、人事課の仕事とは直接関係ないものを一つ選びなさい。
1)採用試験
2)社員研修
3)配置転換
4)出張精算
5)人事考課
マナー・接遇
14 難易度ランク★★
秘書A子は上司のお供で,取引先の立食パーティーに出席することになった。パーティーは6時からなので,その日は普段通りに 仕事をしてから行くことになる。次はA子がこの日の身だしなみについて考えたことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)化粧はパーティーに出掛ける前に,明るく目鼻立ちがはっきりするように直そう。
2)洋服はオーソドックスなスーツにし,ブラウスを華やかなデザインのものにしよう。
3)靴は少し高めのヒールの方が足元がすっきり見えるので,それに履き替えることにしよう。
4) パーティーは華やかな場なので,オーデコロンもしっかりと香るよう会社を出る前につけ直そう。
5)髪形は終業時間になったらまとめていたのをほどくが,お辞儀をするとき邪魔にならないようにしよう。
15 難易度ランク★★★
秘書A子の上司(山田部長)は取引先へ出掛けたが,社内会議が長引いたため到着が10分ぐらい遅れそうである。次はA子が先方に電話して、出た人に言った言葉である。下線部分はどのように言うのがよいか。下の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
「申し訳ございません。山田は______ 恐れ入りますが,お約束の時間に10分ほど遅れるということをお伝えくださいますか」
1) 急用のため、出掛ける時間が遅くなってしまいました。
2)所用のため、出掛ける時間が遅くなってしまいました。
3)致し方ない事情のため、出掛ける時間が遅くなってしまいました
4) やむを得ない用事のため、出掛ける時間が遅くなってしまいました。
5)会議が長引いてしまいまして、出掛ける時間が遅くなってしまいました。
16 難易度ランク★★★
次は秘書A子が、上司から注意されたときの注意の受け方である。 中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)注意された内容に納得がいかないときは、同僚の何人かに話して意見を聞いている。
2) 注意されている最中は疑問があっても口を挟まず,最後まで聞いてから尋ねている。
3)直し方が分からないときは,どのようにすればよいかをその場で教えてもらっている。
4)自分の不注意で注意されたときは素直に反省し,その後の仕事に生かすようにしている。
5)注意された内容が上司の誤解だったときは,機会があればそのことを話すようにしている。
17 難易度ランク★★
秘書 A子の上司(山田部長)が電話中,取引先から上司あてに電話があった。このような場合の応対として,次の中から言葉遣いが適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)「あいにく山田部長は,別の電話に出ておりますが,いかがいたしましょうか」
2)「山田は、他の電話で話しておりますので、後ほどおかけ直しさせましょうか」
3)「部長の山田は,別の電話で話し中でいらっしゃいますが、少々お待ち願えますでしょうか」
4)「部長は、ただ今他の電話に出ておりますので,このままお待ちしていただけないでしょうか」
5)「山田は、ただ今電話中でございますので、終わりましたらこちらからおかけいたしましょうか」
18 難易度ランク★★★
秘書A子は上司から,「学生時代の恩師が亡くなった。 今日の通夜に行くので用意を頼む」と言われた。次はこのときA子が上司に確認したことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい、
1) 香典は幾ら包むか。
2)何時ごろまでに用意すればよいか。
3) 香典の上書きはどのようにするか。
4)黒ネクタイや数珠を出しておくか。
5) 香典袋に書く上司名に,肩書は付けるか。
19 難易度ランク★★
秘書A子の上司のところに二人連れの客が訪れた。次はそのときのA子の応対である。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)応接室に案内するとき、二人の客の斜め前を時々振り返りながら歩いた。
2)応接室のドアは内開きだったので、ドアを開けてA子が先に入り二人を招き入れた。
3)お茶を出すとき,どちらが上位者か分からなかったので,上可の指示を待った。
4) 替えのお茶を持って行ったとき、手を付けていない客の分も同じように取り替えた。
5)客が帰るとき世話になったと客の一人から言われたので,「こちらこそ。失礼いたします」と二人に言った。
20 難易度ランク★★★
秘書A子は残業を終えて帰るとき、他部署のH部長とその秘書のD子に出会い、これから食事に行くが一緒にどうかと誘われて行くことになった。H部長はA子がD子と仲がいいのを知っていて誘ってくれたのだろう。このような場合,翌日A子はH部長への礼をどのようにするのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) 頃合いを見計らってH部長のところに行き,直接礼を言うのがよい。
2) 食事のときにその場で礼は言ったのだから,翌日わざわざする必要はない。
3)仕事の後の食事の誘いは個人的なことなので、メールで礼をするのがよい。
4)A子が他部署に出向くと目立つので、D子に頼んで礼を言ってもらうのがよい。
5) ごちそうになったことを上司に報告し,礼はどのようにするのがよいか尋ねるのがよい。
21 難易度ランク★★★★
次は秘書A子が上司(広報部長)に対して言った言葉である。中から下線部分の「ご」や「お」の使い方が不適当と思われるもの を一つ選びなさい。
1)お茶をお持ちいたします。
2) 課長は,先ほどご退社されました。
3)営業部長からご伝言がございました。
4)部長のご意見を伺いたいと課長がお見えです。
5) 総務部長へのご返事はいかがいたしましょうか。
22 難易度ランク★★★
秘書A子の上司は予約客のF氏と面談中である。そこへ、面談に同席するはずだったG氏から「交通渋滞のため到着まであと20 分ほどかかる」という連絡が入った。このような場合,G氏が遅れるという ことを面談中の二人にどのように伝えるのがよいか。次の中から適当と思わ れるものを一つ選びなさい。
1)G氏はF氏と一緒に来社するはずだった客なので,F氏にメモで伝える。
2)二人ともG氏を待っているのであろうから,二人に向かって口頭で伝える。
3)同じことを書いたメモを2枚用意し、上司とF氏それぞれに渡して伝える。
4)F氏と一緒に面談するはずだったとはいえ上司の客なのだから，上司にメモで伝える。
5)G氏が遅れることと,そのことをF氏にも伝えてもらいたいと書いたメモを上司に渡す。
23 難易度ランク★★
次は秘書A子の、あいさつの仕方である。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)相手が後輩であっても,先に気が付いたときはこちらからあいさつをしている。
2)朝,電話に出たときは、会社名を言う前に「おはようございます」と言っている。
3)社内の廊下で取引先の担当者に会ったときは、ちょっと立ち止まってあいさつをしている。
4) 朝,路上で前を歩いている社員を追い越すときは,横に並んであいさつをしてから、先に行っている。
5)交通遅延などで遅れて出社したときは、皆の仕事の邪魔にならないよう,気付いた人にだけ小声であいさつをしている。
技能
24 難易度ランク★★
次は秘書A子が行っている,封筒の宛て名の書き方や切手の貼り方などである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)宛て名を1字でも間違えたら,新しい封筒に書き直している。
2)同じ事務文書を多数送るときは、切手は貼らずに料金別納にしている。
3) 横長封筒は郵便番号の枠が縦並びなので,漢数字で番号を書いている。
4)宛て名は,「株式会社」を「(株)」などのように省略しないで書いている。
5)宛て名の文字は封筒の大きさに合わせて,大きく書いたり,小さめに書いたりしている。
25 難易度ランク★★★
次はオフィス家具の名称とその説明の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)スツール = 背もたれのない一人用の椅子。
2)サイドデスク ＝ 両側に引き出しが付いている机。
3)キャビネット = 書類などを整理するための収納庫。
4) 片袖机 = 片側にだけ引き出しが付いている机。
5) 肘掛け椅子 = 背もたれの他に,肘掛けが付いている椅子。
26 難易度ランク★
次の下線部分の数え方の中から,不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) 研修室に椅子を6脚運んでください。
2)議題を1件追加したいとのことです。
3) パンフレットは何部用意しましょうか。
4)あちらにエレベーターが2基ございます。
5)来客用のカップとソーサーを6台お借りできますか。
27 難易度ランク★★★
新人秘書A子は先輩から,上司への郵便物の渡し方を次のように教えられた。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)一般の郵便物は開封して中の文書を出し、封筒を付けて渡すこと。
2) 書留類や「親展」と表示してあるものは、開封しないで渡すこと。
3)郵便物が多いときは,大きさ別に分け,小さいものを上にして渡すこと。
4)こちらから出した文書への返事の場合は,その文書の控えを添えて渡すこと。
5)私信かどうか分からないものは、分からないので開封していないと言って渡すこと。
28 難易度ランク★★
秘書A子は上司から、上司主催の社内会議を開くので準備をするようにと指示された。次はこのときA子が上司に尋ねたことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) 議題は幾つあるか。
2)どの会議室がよいか。
3) 用意する資料はあるか。
4) 会議の記録はどうするか。
5)会議中のお茶はどうするか。
29 難易度ランク★★★
次は会議や研修会で使用される機器などである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) パソコン
2)ポインター
3)ICレコーダー
4)プロジェクター
5)タイムレコーダー
30 難易度ランク★★
秘書A子のところに他部署の社員が来て、資料を貸してもらいたいと言う。その資料には「社外秘」の印が押してある。このよう な場合,A子はどのように対処するのがよいか。次の中から適当と思われる ものを一つ選びなさい。
1)社外秘とは、誰にも見せてはいけないという意味なので,「見せることはできない」と言う。
2)社外秘とは、部署の外に持ち出してはいけないという意味なので,「この場で見るならよい」と言う。
3)社外秘とは、社外の人には見せてはいけないという意味なので,「取り扱いに注意してほしい」と言って渡す。
4)社外秘とは、上司の許可なく見せてはいけないという意味なので,「上司の許可を取るので待ってほしい」と言う。
5) 社外秘とは、他部署に持ち出してはいけないという意味なので,「コピーしたものでよければ渡せるがよいか」と言う。
31 難易度ランク★★★★
次は秘書A子が、上司から指示された新聞記事などを、切り抜いたりコピーしたりして保存するときに行っていることである。中 から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) 用紙の大きさをそろえるため,小さい記事はコピーしている。
2)新聞と雑誌の区別はせず, 記事はテーマごとにファイルしている。
3) 切り抜いたものにもコピーしたものにも,記事の出どころを書き入れている。
4)ファイルしてある記事は、1年に1回は点検して,不要なものは破棄している。
5) 切り抜いたものもコピーしたものも,記事は日付順にフォルダーに入れている。
記述
マナー・接遇
32 難易度ランク★
次は総務部長秘書A子が来客から呼び止められ、「営業部は、 どこか」と尋ねられて答えている絵だが,不適切なところがある。 ①どこが不適切なのか。また, ②A子はどのようにすればよいかを答えなさい
33 難易度ランク★★★
次の場合,秘書A子はどのように言えばよいか。下線部分に入る丁寧な言葉を答えなさい。
1) 予約のない来客が名前(井上)しか名乗らないので,会社名を尋ねるとき。
「失礼でございますが、______ 」
2) 来社するのが初めての客に,名刺を預かれないかと言うとき。
「恐れ入りますが, ______ 」
技能
34 難易度ランク★★
秘書A子は,来社した客の名刺に後で役立つと思うことをメモしている。今日は,平成30年11月2日。取引先N物産の山中氏 から紹介されたという沼田ひろ子氏が,約束の時間より15分早く来社した。 沼田氏は,グレーのパンツスーツで眼鏡を掛けていた。この沼田氏の名刺に はどのようなことを書くのがよいか。後で役立つと思うことを三つ答えなさ い。
35 難易度ランク★★
次はコンピューターに関する用語の説明である。該当する用語を下の枠内から選び,その番号を答えなさい(番号は重複しないようにすること)。
1)画面の表示を上下左右に移動させること。
2)データの集まりを一定の規則に従って並べ替えること。
3) 印刷を行う前に、印刷の結果のイメージを画面上に表示すること
4)ウイルス感染などに備えて、データやプログラムを別に保存しておくこと。
1. ソート2 ドラッグ3. プレビュー 4. スクロール5. バックアップ 6. アップグレード
(第116回 終わり)
