秘書検定2級パーフェクトマスター
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○まえがき
本書は秘書検定2級を受験するための参考書です。当然のことですが難易度は3級より多少上がります。合格率で比較しますと,3級の合格率は60~70%ですが、2級は50%前後になります。内容を見ますと、3級は基本的なことを問うレベルですが、2級はそれらを踏まえて応用形がプラスされてきます。ですから,選択問題で解答を選ぶ場合も,3級は選びやすかったのに2級は迷う選択肢が多くなるということです。つまり,基本をきちんと理解していないと解答に迷うということになります。
その2級を受験する方々の約4割は大学生です。かなりの割合を占めていますが,これが最近の傾向です。大学生ですから,もちろん就職を見据えての受験ということでしょう。本書の3級でも述べましたように、秘書検定は社会(職場)で感じがよいと思ってもらえる人柄を育成しようとしている検定試験ですから,2級を受験している大学生は,必要とされる職場常識を身に付けて就職活動に臨みたい一歩抜きん出て希望の会社の入社資格を手に入れたいと考えているのだと思います。
では2級をマスターするにはどのようにすればよいのでしょうか。もちろん3級の基本をきちんと理解することが2級合格に結びつくのですが、職場は応用形の集まりです。基本をしっかり踏まえながら頭を柔軟にしないと2級合格のハードルはなかなか越えられません。
社会人の方が2級を受験されて合格しない例がありますが、この場合は自分の経験だけで答えを判断してしまっているからではないかと考えられます。基本を見失ってしまっているのではないかと考えられます。そこで本書では、分野ごとに受験者が間違えやすい部分を取り上げ、解答を導き出すための考え方を丁寧に説明しています。この部分をしっかり学習してください。必ずよい結果につながると思います。
学習の努力が実り秘書検定2級に合格し,さらに次のレベルに向かって前進していただくことを期待しています。 公益財団法人実務技能検定協会秘書検定部
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◎目次 – 秘書検定2級パーフェクトマスター
○まえがき
◎目次…
◎本書で勉強される方へ・・・・
◎秘書検定受験案内・・・・..
◎秘書技能審査基準2級・・・・・・・
第1章必要とされる資質
第1節秘書の心構え
Lesson1社会人に必要な自覚と心構え・・・・・
Lesson2上司の補佐役・・・・・
Lesson3秘書に求められる人柄・・・・・・
第2節秘書に必要な能力
Lesson1秘書に求められる能力①処理力・行動力
Lesson2秘書に求められる能力②判断力・洞察力・・
Lesson3秘書に求められる能力③人間関係調整力・情報収集力・
実際に過去問題を解いてみよう
第2章職務知識
第1節秘書の役割と機能
Lesson1秘書の職務と分類・
Lesson2秘書の機能と役割・・・・
第2節秘書の職務
Lesson1秘書の職務内容①定型業務・・
Lesson2秘書の職務内容②非定型業務・・
Lesson3効率的な仕事の進め方・・・・
実際に過去問題を解いてみよう
第3章一般知識
第1節企業の基礎知識…
Lesson1企業活動の目的と組織・・・・
第2節企業組織の活動..
Lesson1人事・労務・・・・・・・・・・・・
Lesson2会計・財務・・・・・・・・・・・・
Lesson3小切手・手形・
Lesson4税金の知識・・・・・・・・・・・・・
Lesson5マーケティング・・・・・・・・・・
第3節社会常識・・・・・・・・・・
Lesson1社会常識として知っておきたい用語・・・
●実際に過去問題を解いてみよう・・・・・・
第4章マナー・接遇
第1節人間関係と話し方・聞き方・・・・・
Lesson1職場での人間関係・・・・・・・・・・・・・・・・・
Lesson2話し方と聞き方・・・・・・・・・・・・・・
CHALLENGE演習問題
第2節話し方と聞き方の応用
Lesson1報告の仕方・・・・
Lesson2説明の仕方・・・・・・
Lesson3説得の仕方・・・・・・・・
Lesson4断り方・・・・・・・・・・・・・
Lesson5苦情対応・・・・・・・・・・
Lesson6注意の仕方・・・・・・・…
Lesson7注意の受け方・・・・・・・・・
CHALLENGE演習問題……
第3節敬語と接遇用語
Lesson1敬語の用法・・・・
Lesson2注意したい敬語・・・
Lesson3接遇用語・・・・・
CHALLENGE演習問題
第4節電話応対・・・・・
Lesson1電話応対の基本・・・・・
Lesson2電話応対の実際・・・・・
CHALLENGE演習問題
第5節来客応対….
Lesson1来客応対の実際・・・・・・・
Lesson2受付後,案内から見送りまでの来客応対
CHALLENGE演習問題
第6節交際業務・・・・・・
Lesson1慶事の対応・・・・・
Lesson2パーティー・会食のマナー・
Lesson3弔事の対応・・・・・・
Lesson4弔事の心得・・・・
Lesson5贈答のしきたりとマナー①・・・
Lesson6贈答のしきたりとマナー②・・・
CHALLENGE演習問題
実際に過去問題を解いてみよう・・・・・・・
第5章技能
第1節会議における秘書の役割
Lesson1会議の知識
Lesson2会議の準備・・・・
Lesson3会場の設営・・・・・・・・
Lesson4会議当日の秘書の仕事
CHALLENGE演習問題
第2節ビジネス文書の作成・・・・・
Lesson1社内文書の種類と形式・・・・
Lesson2社外文書の種類と形式・
Lesson3社交文書の種類と形式・・・・・
Lesson4社外文書の慣用語句
Lesson5メールの書き方・・・・・・・・
Lesson6メモの取り方・・・・・・・・
Lesson7グラフの書き方・・・・・・・・
CHALLENGE演習問題
第3節文書の取り扱い・・・・・・・
Lesson1文書の受信と発信・・・・・
Lesson2郵便の知識・・・・・・
Lesson3適切な郵送方法・・・・・
CHALLENGE演習問題
第4節文書・資料管理….
Lesson1書類整理の基本・・・・・・・・・・
Lesson2バーチカル・ファイリングの実際・・・
Lesson3名刺の整理と活用法・・・・・・・・・
Lesson4情報収集と雑誌・カタログの整理・・・・・・・
CHALLENGE演習問題….
第5節日程管理
Lesson1日程管理と予定表・・・・・・・
Lesson2出張の手配・・・・・・
CHALLENGE演習問題
第6節環境整備
Lesson1オフィス機器,その他事務に関する知識
Lesson2快適なオフィス環境づくり・・・・・・
CHALLENGE演習問題
●実際に過去問題を解いてみよう・・・・・・・・
◎本書で勉強される方へ
秘書検定は、ヒューマンスキルを身に付けるためにはうってつけの検定です。
ヒューマンスキルとは「周囲の人を不快にさせない人間関係の技術のこと」で,職業に就いている人なら誰でも持っていなければいけない普遍的なマナーのことです。具体的には、態度・振る舞い、言葉遣い,話し方の調子,話しの聞き方などが(普通を超えていて)感じがいい,ということです。
本書の「まえがき」で「秘書検定は人柄育成を目指しています」というのはこのような普遍的なマナーが検定の軸になっているからです。これからも秘書検定はヒューマンスキルの部分が更に拡充されてくると思われます。
●本書の特長
さて、本書は「秘書技能審査基準」に基づいて編集されたテキストです。本書をつくるに当たって特に心掛けたことは次の3点です。
①過去問題をたっぷり収載すること②秘書検定の審査基準の範囲内であっても、出題頻度がこれからも少ないと判断した解説はなるべく省く
③「パーフェクトマスター3級」はルビを多くふるなど,なるべく分かりやすくしてテンポよく勉強できるようにするということです。
過去問題については,3級編では合計176問2級編では221問を収録しました。毎年発行される「実問題集3級」と「同2級」(当社発売)の過去問題の収録数はそれぞれ210問ですから,本書の収録数の多さがご理解いただけると思います。数多くの過去問題を繰り返し解くことがどれほど実力を付けることに効果的かということは,議論を待たないでしょう。
本書は「過去問題集に近いけれど、しっかり基本から学べるテキスト」といえます。
○本書の利用について
●本書は第1章から第5章に分かれています。これは秘書検定の審査基準(p.10参照)に沿って章立てしているからです。どの章から始めてもいいのですが,やはり第1章から順番に進まれることをお勧めします。それは,第2章では第1章を基に実際の仕事をどのように行うかを学び,第4章,第5章では,第2章で学んだことを仕事で生かすための具体的な知識を学んでいくからです。
●各項の始めには,その項で学ぶ内容から,過去に出題された代表的な問題を載せました(「過去問題でポイントチェック」)。腕試ししてみてください。
●「CHALLENGE演習問題」は,章の途中途中でこまめに過去問題を解いてみることで,そこまでの理解を確認できるようにしました。ここで失敗したら,もう一度戻って解説を読み直しましょう。
●各章末には更に過去問題をまとめて掲載しました(「実際に過去問題を解いてみよう」)。ここでは本番を意識して,合格基準である60%以上の正解を目指してください。ここでの60%とは,問題数に対して正解した問題数の比率です。それぞれの問題には正答率によって難易度を★印で表しています。★は1つから5つで,数が多いほど正解者数が少なかった(難しかった)問題です。
●過去問題で選択問題を解く場合は,「適当を選びなさい」「不適当を選びなさい」の違いに気を付けて読んでください。
●本書に収載した過去問題の解答のうち,記述形式によるものは、問題の性格上,本書掲載の解答に限定されない「解答例」です。
本書を手にとっていただいたみなさまの合格を、心から願っております。
早稲田教育出版編集部
◎秘書検定受験案内
1.名称秘書技能検定試験
2.実施団体名公益財団法人実務技能検定協会
3.実施級3級,2級,準1級,1級
4.出題形式3級,2級は筆記試験です。準1級と1級は筆記試験と2次接試験)があります。2次試験に進むのは筆記試験の合格者です3級と2級の筆記試験についてはそれぞれ35問出題されます。このうち31問が五つの選択肢から一つを選ぶ択一問題(マークシート方式)で、4問が記述問題です。
準1級の筆記試験は23問出題されます。このうち14問が五つの選択肢から一つを選ぶ択一問題(マークシート方式)で、9問が記述問題です。1級は17問出題され、全て記述問題です。なお,面接試験は準1級も1級も知識を問うものではなく,あいさつや来客応対などを行う,ロールプレイング形式です。
5.試験時間3級は110分,2級は120分,準1級130分,1級140分です。
6.試験日原則として6月,11月,2月に筆記試験が行われます。
*2月の試験は3級と2級のみ実施です。注意してください。
7.申込期間受験申し込み期間は、試験日のほぼ2カ月前から1カ月前です。
8.申込方法個人で申し込む方は、受付期間中に全国の特約書店から受験申し込み手続ができます。または秘書検定のホームページからもお申し込みできます。願書と受験料を添えて現金書留で郵送しても手続きができます。
学校などを窓口として団体で申し込む方は,必ず先生や担当者に確認してください。
9.受験料3級2,800円2級4,100円準1級5,300円1級6,500円
10.同時受験3級と2級,2級と準1級については同時申し込みができ、同日中に受験ができます。
11.受験資格学歴・年齢,その他の制限は一切ありません。どなたでも受験することができます。
12.出題領域と問題数,合格基準等について
出題領域3級と2級出題数準1級出題数1級出題数合格基準合否
理論
1.必要とされる資質5問3問2~3問60%以上
2.職務知識5問3問2~3問
3.一般知識3問3問2問
実技
4.マナー・接遇12問8問7問60%以上
5.技能10問6問3問
合格どちらか一方が60％未満のときは不合格です。
合計35問23問17問
※各領域ごとの問題数は目安です。
●その他
1.試験当日受験票,身分証明書を忘れずに。遅刻しないように会場までの交通機関,所要時間を確認しておきましょう。20分以上遅刻すると受験できません。
2.途中退場試験開始80分後からできますが,よく見直しをしましょう。
3.合否通知3級,2級は試験日から約3週間後に合否通知が届きます。また,インターネットの合否速報は,試験日の約2週間後から秘書検定のホームページで確認できます。
その他ご不明点は秘書検定ホームページをご覧になるか,下記へお問い合わせください。
公益財団法人実務技能検定協会秘書検定部
〒169-0075東京都新宿区高田馬場一丁目4番15号
電話03(3200)6675URLhttp://jitsumu-kentei.jp/
秘書技能審査基準2級
程度領域内容
秘書的業務について理解ができ，準1級に準じた知識があり，技能が発揮できる。
I必要とされる資質
(1)秘書的な仕事を行うについて備えるべき要件
①一般的に秘書的業務を処理する能力がある。
②判断力、記憶力、表現力、行動力がある。
③機密を守れる,機転が利くなどの資質を備えている。
(2)要求される人柄
①身だしなみを心得、良識がある。
②誠実,明朗,素直などの資質を備えている。
II職務知識
(1)秘書的な仕事の機能
①秘書的な仕事の機能を知っている。
②上司の機能と秘書的な仕事の機能の関連を知っている。
III一般知識
(1)社会常識
①社会常識を備え、時事問題について知識がある。
(2)経営管理に関する知識
①経営管理に関する初歩的な知識がある。
IVマナー・接遇
(1)人間関係
①人間関係について一般的な知識がある。
(2)マナー
①ビジネスマナー、一般的なマナーを心得ている。
(3)話し方、接遇
①一般的な敬語,接遇用語が使える。
②短い報告,説明,簡単な説得ができる。
③真意を捉える聞き方が一般的にできる。
④忠告が受けられ,注意ができる。
(4)交際の業務
①慶事,弔事に伴う庶務,情報収集とその処理ができる。
②贈答のマナーを一般的に知っている。
③上司加入の諸会の事務を扱うことができる。
V技能
(1)会議
①会議に関する知識,および進行,手順についての知識がある。
②会議の計画,準備,事後処理ができる。
(2)文書の作成
①文例を見て、社内外の文書が作成できる。
②会議の簡単な議事録が作成できる。
③折れ線,棒,簡単な円などのグラフを書くことができる。
(3)文書の取り扱い
①送付方法受発信事務について知識がある。
②秘扱い文書の取り扱いについて知識がある。
(4)ファイリング
①一般的なファイルの作成,整理,保管ができる。
(5)資料管理
①名刺,業務上必要な資料類の整理,保管が一般的にできる。
②要求された社内外の情報収集,整理,保管が一般的にできる。
(6)スケジュール管理
①上司のスケジュール管理が一般的にできる。
(7)環境、事務用品の整備
①オフィスの整備、管理、および事務用品の整備,管理が一般的にできる。
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