秘書検定実問題集2級2019年度版
秘書検定の参考書・テキストの選び方(独学勉強法)もチェックする。
まえがき
「秘書」は、かつては社長秘書などという言い方で代表されたように,多くは専業でしたが,最近は少し様子が変ってきました。ITの発展により会社の役員などでも情報管理を自身でできるようになりましたから、秘書は秘書だけをしていればよいという時代ではなくなりました。例えば営業部長でも秘書的な能力のある部員に秘書的なことをやってもらって、効率的な仕事の仕方をする人が多くなってきました。このような場合の秘書は兼務秘書などという言い方がされています。
考えてみれば,秘書の仕事は上司の補佐(手助け)ですが,会社などに就職すれば,初めは誰でも自分より目上の人(先輩・上役)の補佐が仕事です。しかもこの補佐は秘書的な能力(人間的能力)が求められる仕事です。
このようなことから秘書的能力は,「ヒューマンスキル(ビジネスの場で必要な対人関係についての能力)」と考えられるようになってきています。
今後は,会社などで社員に求める能力は,ヒューマンスキルとしての秘書的能力が期待され,この方向で発展していくものと思われます。
●秘書検定のスペシャリティー(特色)
秘書検定には「準1級」と「1級」に面接試験があります。内容は、秘書的能力は人間的な能力であることから,対人関係を題材(応対・報告)にしたロールプレイングになっています。特に準1級は、学生さんには就職面接の面接体験的な位置づけにもなっていて、社会性を体験することから対人関係に自信が持てるようにもなります。挑戦を期待しています。
本書の利用について
1.本書の問題編には,「秘書技能検定試験」として,第111回~第116回までに実施された2級試験問題を収載しています。
2巻末の「解答・解説」は必要に応じて本編から外して利用することができます。また、解答のうち記述形式によるものは、問題の性格上本書掲載の解答に限定されない「解答例」です。
3.選択問題は,「…適当と思われるものを選びなさい」「…不適当と思われるものを選びなさい」などの違いに気を付けて読んでください。
4.各問にある「難易度ランク」は、★の数が多いほど難しくなります。
5.タイトルが付いている問題は職業人の基本と常識についての問いです。職業人の基本や常識を身に付けることは、その人が成長していく基をつくることになります。これから社会に巣立とうとする人は,特にこのタイトルが付いている問題に目を向け、役立ててください。
6.2級の試験時間は120分です。本書の問題を解く際の参考にしてくさい。
時間は有効に使って答案は隅々まで点検し一人でも多く合格できますよう,ご健闘をお祈りしております。
目次CONTENTS -秘書検定 実問題集 2019年度版
第111回▶︎第116回
●まえがき
●本書の利用について
●秘書検定の受け方
●秘書技能審査基準…
◯問題編
第116回(2018.11.11)……第115回(2018.6.17)……….第114回(2018.2.11)…….第113回(2017.11.12)………第112回(2017.6.18)………第111回(2017.2.5)……….
◯要点整理
○解答・解説編(別冊)
第116回(2018.11.11)第115回(2018.6.17)…….第114回(2018.2.11)……第113回(2017.11.12)…….第112回(2017.6.18)第111回(2017.2.5)…….
schedule
■試験当日の持ち物チェック
口受験票口身分証明書(学生証・運転免許証・健康保険証・パスポート等)□HBの黒鉛筆またはシャープペンシル(万年筆・ボールペン等不可)口消しゴム口腕時計※携帯電話,スマートフォン等の電子機器類を時計代わりに使用することはできません。
2019年度秘書検定試験実施日
第118回6/16(日)
受付期間●2019年4月9日(火)~5月15日(水)
●実施級3級,2級、準1級、1級
第119回11/10(日)
受付期間
●2019年9月2日(月)~10月9日(水)
●実施級3級,2級、準1級、1級
第120回2/9(日)
受付期間
2019年12月9日(月)~2020年1月14日(火)
●実施級3級,2級のみ
申し込みから合格まで
個人の申込は全国の特約書店またはインターネットで
以下の3種類の申込方法があります。
①書店で申し込む
全国の秘書検定特約書店で配布される「検定案内」の中の「個人申込用受験願書」に受験料を添えて書店に申し込み,受付印が押された願書を協会へ郵送する。
②インターネットで申し込む
パソコンまたは、携帯電話で以下のアドレスにアクセスし,申込情報を入力後,コンビニエンスストアまたは、クレジットカードで受験料を支払う。
パソコンhttps://jitsumu-kentei.jp/
③郵送で申し込む
現金書留で,願書と受験料を協会へ郵送する。
申し込みは受付期間内に
受験願書の受付期間は、試験日のほぼ2カ月前から1カ月前までです。また、郵送の場合は消印が締切日翌日までのものが有効となります。
いよいよ試験当日!
試験当日は,受験票,身分証明書と合わせて、遅刻しないように会場までの交通機関,所要時間もしっかりチェックしましょう。20分以上遅刻すると受験できませんのでご注意を。
●受験票と身分証明書を提示
受付で試験監督者に受験票と身分証明書を提示してください。
●途中退室について
試験開始80分後からできますが、よく見直しをしましょう。
合否通知について
3級,2級の合否は、試験日の約3週間後に通知します。準1級筆記試験の合否は、試験日の約2週間後,1級の合否は、面接試験日の約1週間前までに通知します。面接の合否は準1級・1級ともに試験日から約3週間後に通知します。希望者には合格証明書(要手数料)を発行します。
★インターネット合否速報
合否速報は試験日の約2週間後から秘書検定ホームページで確認できます!
秘書検定審査基準の解説5つの領域で問うものとは
●必要とされる資質
秘書の仕事は上司の身の回りの世話や仕事の手助けです。それを適切に実行するための感覚,判断力のようなものが秘書の資質ということです。変則的な来客をどのように取り次ぐかなどの判断、上司が何を望んでいるかなどを察して対応する気の利かせ方などが問われます。
●職務知識
上司の留守をどのように預かるか。上司の仕事をどのように手伝うかなど,秘書特有の仕事の仕方について問われます。
●一般知識
秘書はビジネスの場で仕事をします。そのためには、上司や身の回りの人が話す言葉が理解できる必要があります。とはいっても大げさなことではなく、上司の仕事を手助けするためにはこのくらいは知っていなくてはという社会常識的な範囲で主に経済用語が問われます。
●マナー・接遇
ビジネスの場では礼儀作法をビジネスマナーといいます。マナーは対人関係では欠かすことのできないものです。上下関係のある人の集まりである職場では、ビジネスマナーを心得ていないとその一員にはなれません。目上の人(上司・先輩・来客など)にはどのように接すればよいか対人関係の基本となる言葉遣い、来客にはどのようにお茶を出すか、社交常識(主に弔事,慶事)などについて問われます。
●技能
ビジネスの場で必要な文書ファイリング事務用品,会議などについての初歩的な知識・用語。また、オフィスの環境整備について常識的なことが問われます。
秘書技能審査基準2級
程度領域内容
秘書的業務について理解ができ,準1級に準じた知識があり,技能が発揮できる。
I必要とされる資質
(1)秘書的な仕事を行うについて備えるべき要件
①一般的に秘書的業務を処理する能力がある。
②判断力、記憶力、表現力、行動力がある。
③機密を守れる,機転が利くなどの資質を備えている。
(2)要求される人柄
①身だしなみを心得、良識がある。
②誠実,明朗,素直などの資質を備えている。
II職務知識
(1)秘書的な仕事の機能
①秘書的な仕事の機能を知っている。
②上司の機能と秘書的な仕事の機能の関連を知っている。
III一般知識
(1)社会常識
①社会常識を備え,時事問題について知識がある。
(2)経営管理に関する知識
①経営管理に関する初歩的な知識がある。
IVマナー・接遇
(1)人間関係
①人間関係について一般的な知識がある。
(2)マナー
①ビジネスマナー、一般的なマナーを心得ている。
(3)話し方、接遇
①一般的な敬語,接遇用語が使える。
②短い報告,説明,簡単な説得ができる。
③真意を捉える聞き方が一般的にできる。
④忠告が受けられ、注意ができる。
(4)交際の業務
①慶事,弔事に伴う庶務、情報収集とその処理ができる。
②贈答のマナーを一般的に知っている。
③上司加入の諸会の事務を扱うことができる。
V技能
(1)会議
①会議に関する知識,および進行,手順についての知識がある。
②会議の計画,準備,事後処理ができる。
(2)文書の作成
①文例を見て、社内外の文書が作成できる。
②会議の簡単な議事録が作成できる。
③折れ線,棒,簡単な円などのグラフを書くことができる。
(3)文書の取り扱い
①送付方法、受発信事務について知識がある。
②秘扱い文書の取り扱いについて知識がある。
(4)ファイリング
①一般的なファイルの作成・整理・保管ができる。
(5)資料管理
①名刺,業務上必要な資料類の整理,保管が一般的にできる。
②要求された社内外の情報収集、整理,保管が一般的にできる。
(6)スケジュール管理
①上司のスケジュール管理が一般的にできる。
(7)環境,事務用品の整備
①オフィスの整備,管理および事務用品の整備，管理が一般的にできる。
第116回問題
必要とされる資質
1難易度ランク★★★
秘書A子の上司は近くのクリニックへ行っていて,あと30分ほどで戻ってくる。戻ったら外出の予定である。そこへK社のL氏からの紹介状を持った客が上司を訪ねてきた。K社はA子の会社の取引先である。このような場合,A子はこの客にどのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)紹介状を預かり,上司の空いている日時を伝えて出直してもらう。
2)用件を尋ね,それによってクリニックに電話をし、上司を呼び出してもらって指示を得る。
3)上司は30分ほどで戻りその後外出してしまうが、待っていて名刺だけでも渡したらどうかと言う。
4)上司は外出しているので、用件によってはK社の担当者が話を聞くこともできるがどうするかと尋ねる。
5)L氏からは何も聞いていないので,L氏に確認させてもらうと言って待ってもらい,それによって対応する。
2難易度ランク★★
次は営業部長秘書A子が上司に伝えたことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)部員U男の退職のうわさについて上司に尋ねられたとき,うわさはあるようだと伝えた。
2)指示された仕事が期限に間に合いそうもなかったので,残業して仕上げたいと上司に伝えた。
3)上司に指示された仕事が終わったことを報告したとき,すぐに次の仕事に取り掛かると伝えた。
4)今度配属された新人はミスが多いと係長が話しているのを聞いたので,そのことを上司に伝えた。
5)社内の廊下で他部署の部長と出会ったときに上司の明日の予定を聞かれたので,そのことを上司に伝えた。
3難易度ランク★★★
秘書A子が上司から指示されて手紙を清書していたところ,たまたま先輩が目に留めて、「古稀」は一般的ではないので「古希」と書く方がよいのではと言う。このような場合,A子はどのように対処するのがよいか。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)辞書で調べて、間違いではないのでそのままにしておく。
2)先輩に言われた通りに直して,後で上司にそのことを報告する。
3)先輩に,上司が書いた手紙の清書だがどうしたらよいか相談する。
4)上司には上司の考えがあって書いたのだろうから,そのままにしておく。
5)上司に,「古稀」は一般的に「古希」と書くようだが,このままでよいかと尋ねる。
4難易度ランク★★★
次は秘書A子が、自分の仕事が立て込んでいたときに後輩B子に頼んだことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)明日の部内会議で配布する資料の原稿を渡し、人数分のコピーとセットを頼んだ。
2)上司の個人的なことで外出する用事を,内容は口外しないようにと言って頼んだ。
3)不意の来客があったら,「立て込んでいる」と言って今日の面会は断るように頼んだ。
4)取引先を招いて行った会議のお茶は、出すときは二人で一緒に出したが後片付けは頼んだ。
5)上司から,経済雑誌をN部長から借りてくるように言われたとき、借りてきて上司に届けるところまでを頼んだ。
5難易度ランク★★★★
新人秘書A子は同僚B子と、相手によい印象を与えるにはどのようなことを心掛ければよいか、次のように話し合った。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)相手が誰であっても礼儀正しく接するのがよいのではないか。
2)身なりは、適度に流行も取り入れて整えるのがよいのではない。
3)他部署に行くときなどは、忙しくないときでも、きびきびとするのがよいのではないか。
4)話の仕方に気を使い、温かみの感じられる言い方で受け答えをするのがよいのではないか。
5)来客などを取り次ぐときは、落ち着いた態度でゆったりと振る舞うのがよいのではないか。
職務知識
6難易度ランク★★
秘書A子の上司(営業部長)は,昼には出社する予定で取引先に直行している。そこへ、「部長に出席をお願いした今日2時からの企画会議が,1時30分に変更になった」と会議の担当者から連絡が入った。上司は1時から来客との面談が入っている。このような場合,A子はどのように対処するのがよいか。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)会議の担当者に,上司は1時に予定が入っているが,時間の変更のことは伝えておくと言う。
2)会議の担当者に,上司は外出中で昼には出社する予定なので,戻り次第確認するがよいかと言う。
3)会議の担当者に,上司の携帯電話にメールで連絡するので,確認に少し時間がかかるかもしれないと言う。
4)会議の担当者に上司の予定を話し,場合によっては途中から出席することになるかもしれないと言っておく。
5)会議の担当者に承知したと言って,予約客には急用で30分しか時間が取れなくなったがよいかと電話で尋ねておく。
7難易度ランク★★
秘書A子のところへ,入院中の上司から「明日退院する」という電話が入った。次はそのときA子が上司に尋ねたことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)出社の予定はいつごろになるか。
2)退院するとき手伝いは必要ないか。
3)精算などで所持金に不足はないか。
4)会社では退院を誰に知らせておくか。
5)出社までに用意しておくものがあるか。
8難易度ランク★
次は秘書A子が、長期の出張から戻った上司(部長)に対して行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)上司の代わりを務めた課長の仕事ぶりを話し,それでよかったかを確認した。
2)面会申し込みを受け付けておいたものがあったので、上司と調整して決めた。
3)留守中の電話の報告をし、返事を保留にしておいたものについて指示を仰いだ。
4)郵便物や社内文書を渡すとき,まずは急ぐものをまとめて渡し、先に目を通してもらった。
5)報告事項はメモにして渡し,メモだけでは分かりにくいと思われるものは、後から口頭でも説明した。
9難易度ランク★★★
次は秘書A子が、上司の手助けをするために心掛けていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)社内の親睦会などには積極的に参加し,他部署との交流を持つようにしている。
2)上司の私的な交際や会合などのことも、できるだけ知っておくようにしている。
3)新聞の経済面に目を通し、自社が属する業界の動向について知っておくようにしている。
4)仕事は秘書の役割を意識して上司の指示で行うが,日常的なことは自分の判断でしている。
5)上司の留守中に上司の代わりをすることもあるが,あくまでも秘書としての範囲を意識している。
10難易度ランク★★★
秘書A子は取引先へ出掛ける上司から,そのまま帰宅するが,今日中にF社のM部長にこの資料を届けてもらいたいと指示され,届けに行った。終えたのは終業時間少し前だったので,会社に連絡をしてそのまま帰宅した。しかし翌日上司から,「昨日,頼みたい用事があって会社に戻ったら君がいなくて困った」と言われた。次はA子が上司にわびた後の対応である。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)「その用事は、今からでも間に合うのなら指示してもらえないか」と頼む。
2)「自分以外の誰か他の人に頼んで処理してもらえなかったのか」と尋ねる。
3)「頼む用事を思い出したときは,すぐに会社へ連絡を入れてもらえないか」と頼む。
4)「届け終えたのは終業時間少し前だったが,これからは帰社した方がよいか」と尋ねる。
5)「今後このようなときは,携帯に電話して帰宅してよいか確認するのがよいか」と尋ねる。
一般知識
11難易度ランク★
次は、秘書A子が先輩から聞いた話である。中から下線部分の用語の使い方が不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)「広報部長が依願退職されるそうよ。健康上の理由でということらしいわ」
2)「今度の人事異動では、課長クラスの誰かが関連会社に出向になるらしいわよ」
3)「人事課のRさん,ヘッドハンティングされて,今,就職先を探しているそうよ」
4)「部長からリストラの計画がなくなったと聞いたけど,業績は上がっているのかしら」
5)「業務内容見直しのメールがあったけれど,アウトソーシングでも考えているのかしら」
12難易度ランク★★
次の「」内は,下のどの用語の説明か。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
「その企業の金融面で,最も多額の融資を引き受けている銀行」
1)中央銀行2)都市銀行3)メガバンク4)ノンバンク5)メインバンク
13難易度ランク★
次は用語とその意味(訳語)の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)チャート=図表2)アカウント=代案3)アセスメント=評価4)アクシデント=事故5)フォーマット=形式
マナー・接遇
14難易度ランク★★★
秘書A子の上司(営業部長)は、得意先の担当者とその上役を接待することがあるが,そのときの手配はA子がしている。次は手配をするときA子が配慮していることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)得意先の上役に電話をして、接待のことを伝えて日にちの希望を尋ねている。
2)得意先の担当者に,上役の食事の好みを尋ねている。
3)店は上司に決めてもらうが,親しみやすさより高級感がある店を候補に挙げている。
4)帰りの車の手配については,あらかじめ店に確認しておくようにしている。
5)手土産は,個人が好む物や家族に喜ばれる物を用意するようにしている。
15難易度ランク★★★
次は秘書A子が,上司(部長)に対して言ったことである。中から言葉遣いが不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)「こちらの書類をご覧くださいませんか」
2)「常務が部長をお捜しになっていらっしゃいました」
3)「課長が会議にご出席いただけないかとおっしゃっていました。」
4)「本部長は10時ごろお戻りになられるとご連絡がございました。」
5)「ご予約のお時間より早いのですがW様を応接室にご案内いたいました」
16難易度ランク★★★
次は、秘書A子が会社の創立記念パーティーで受付を担当したときに行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)受付で招待状を出されて受け取るとき、「恐れ入ります。いつもお世話になっております」と言った。
2)受け付けて招待状を返すとき「本日はお忙しい中をありがといございます」と言った。
3)大きな荷物を持っていた人に,「お食事に差し支えますので、お荷物はクロークにお預けくださいませ」と言った。
4)パーティーが始まり受付の周辺に人がいなくなったが,そのまま立っていて前を通る人には会釈した。
5)遅れて来た人は会場の入り口まで案内し、ドアを開けて「どうぞ」と言って入ってもらった。
17難易度ランク★★★
山田総務部長の秘書A子が総務部の直通電話に出ると、相手は「鈴木部長さんをお願いしたい」と言う。鈴木は営業部長である。このような場合A子は、電話の相手にどのように言うのがよいか。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)「鈴木は営業部長ですが,鈴木でよろしいでしょうか」
2)「鈴木は営業部長でして、このお電話は総務部にかかっておりますが」
3)「こちらは総務部でございますが,営業部長の鈴木でございましょうか」
4)「鈴木は営業部長ですが,総務部長の山田とお間違いではございませんか」
5)「このお電話は総務部にかかっております。鈴木は営業部でございますが」
18難易度ランク★
秘書A子の上司が取締役に就任し,関係者などから祝いの品が贈られてきた。次はA子が、届いた品について記録した項目である。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)品物。2)受取日。3)上書き。4)贈り主の会社名。5)贈り主の氏名,役職名。
19難易度ランク★★
次は秘書A子が、話をするときに心掛けていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)砕けた話し方をしてもよいと思われる内容のときは,相手に応じてそのようにしている。
2)話の途中で腰を折られ本題からそれてしまったときは,自分から元へ戻すようにしている。
3)相手の年齢や親疎の差などで、ふさわしくないと思うことは話題にしないようにしている。
4)話の途中でも,相手の表情や受け答えなどから興味がなさそうだと思ったら,話題を変えるようにしている。
5)難しい言葉は避けるようにしているが言ってしまったときは、その言葉の意味は分かるか尋ねるようにしている。
20難易度ランク★★
営業部で部長秘書を兼務しているA子は,上司に同行してY社を訪問した。次はそのときのA子の一連の行動である。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)応接室に通されたとき,上司と共に奥の椅子を勧められたので,A子は上司の隣に座った。
2)商談で使う書類をかばんから出し,テーブルの上に置いて担当者を待った。
3)Y社の担当者が初対面のA子に名刺を出してあいさつをしようとしたので,A子も名刺を出してあいさつを交わした。
4)お茶を出されたとき既に商談は始まっていたが,小声で礼を言って頭を下げた。
5)商談が終了し退室するときY社の担当者がドアを開けてくれたので,「代わります」と言ってA子がドアを押さえた。
21難易度ランク★★★
秘書A子は同僚B子から,「課長に業務の改善を提案したが、その後先輩C子との関係がぎくしゃくするようになった」と相談された。次はこのときA子がB子に言ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)業務の改善を提案したことが,C子の仕事の仕方への批判と受け取られたのではないか。
2)C子に相談なく業務の改善を提案したので,先輩を出し抜いたと思われたのではないか。
3)関係がぎくしゃくするようになったのには何か理由があるのだろうから,C子に直接尋ねてみたらどうか。
4)今の仕事の仕方はC子たち先輩の工夫の結果なのに,提案の仕方がそれを無視したものだったのではないか。
5)改善の提案は今までの仕事の仕方が不十分だと指摘することだから,B子のすることではなかったのではないか。
22難易度ランク★★★★
秘書A子は上司（営業部長）が長期出張中、上司が懇意にしている取引先の部長が亡くなったとの連絡を受けた。次はこのときA子が、出張中の上司に電話で確認したことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)課長に,告別式への代理参列を頼むがよいか。
2)香典や供花などは,前例に従って手配するがよいか。
3)社内の関係部署には連絡したが,他に連絡するところはあるか。
4)葬儀などに関する詳細を宿泊先にファックスで送っておこうか。
5)弔電を、会社からのものとは別に上司の個人名でも手配するがよいか。
23難易度ランク★★★
次は秘書A子の、上司を訪ねてきた客への応対である。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)郷里の友人と名乗る不意の客に、よければ用件を聞かせてもらいたいと言った。
2)時間に遅れて来た予約客が電車の遅延でと言ったので,上司に取り次ぐときそのことを話した。
3)不意に訪れた取引先の人に、確認してくるので少し待ってもらいたいと言って椅子に座ってもらった。
4)電話で面会の予約を受けていた客だが来社は初めてについ名刺をもらいたいと言って預かった。
5)前に来社したことがあって名前が分かっている客だったので,こちらから先に相手の名前を言って迎えた。
技能
24 難易度ランク★
秘書A子の上司が1週間出張することになった。宿泊するのは初めて利用するホテルである。次はA子が,その予約をしたときに 行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) 朝食の時間と形式について確認した。
2)滞在中に上司が部屋を空ける時間を伝えた。
3) 予約を受け付けた担当者の名前を確認した。
4)事前に送る荷物は部屋に入れておいてほしいと頼んだ。
5)宿泊者は上司だが,連絡先として会社名と電話番号,A子の名前を伝えた。
25 難易度ランク★★
次は、電子メールについて述べたものである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)誰にいつ何を送信したかの履歴が残るので、 後から確認ができる。
2) 添付ファイルを安全に送るためには,パスワードを付けるとよい。
3)相手がすぐに見てくれるとは限らないので、急用のときは電話の方が確実でよい。
4)あいさつ状や式典の招待状などを添付して,複数の人に同時に送ることができてよい。
5)受信したメールに添付されている画像やデータは,別に保存して加工することができる。
26 難易度ランク★
秘書A子は上司から,「書店に注文した書籍が入荷したそうなので受け取ってきてもらいたい。仕事の資料なので領収書をもらうように」と言われた。次は,そのときもらった領収書に不備はないか、確認したことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)A子の会社名。 2) 書籍の注文日。 3) 領収書の発行日付。 4) 書店名と書店の印。 5) 金額とただし書き(「書籍代として)。
27 難易度ランク★★
次は部長秘書A子が、上司の予定表の作成や管理に関して行っていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)月間予定表は、社内で上司の行動を知る必要がある関係先へ配っている。
2) その日の予定に変更があったときは、課長には口頭で伝えるようにしている。
3)年間予定表は社内の誰が見ても分かるように、なるべく細かく書くようにしている。
4)取引先からの面談希望があったときは確定するまでは(仮)として記入している。
5)個人的な予定であっても、時間によっては「外出」などと予定があることを記入している。
28 難易度ランク★★★
次は秘書A子が、「秘」扱い文書を関係者に配布したときに行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) 文書に「秘」の印を押して,通し番号を付けた。
2)番号と配布先名を文書受渡簿に控えた。
3)封入する前に,封筒に配布先を書いて、「親展」のスタンプを押した。
4)本人に直接渡すために,秘扱い文書を持って行くことを自席の内線電話で伝えた。
5)渡すときは封筒のまま渡し、受領印をもらった。
29 難易度ランク★★
次は秘書A子が書いた手紙の前文である。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1) 拝啓 貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。
2) 謹啓 貴殿ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
3) 前略 時下ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
4) 拝復 貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
5) 拝啓 貴殿ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
30 難易度ランク★★
次は、文書名と直接関係ある用語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)進退伺−転勤 2)請求書−代金 3) 稟議書−起案 4) 委任状−代行 5) 督促状−未納
31 難易度ランク★★★
次は秘書A子が、文書を送るときに配慮したことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
1)祝い事に関するものだったので,普通切手ではなく慶事用の切手を貼って送った。
2)S支店の社員全員に配布してもらうため文書を30部送ったとき、封筒の宛て名は「S支店社員各位」にした。
3) 文書を封筒に入れて重さを量ったところ送料の変わる境目に近かったので,念のため次の重さの送料で送った。
4)受取人から出張中なので来週でいいと言われていたとき,A子としても急いでいなかったので出社に合わせて送った。
5)A4判の文書10枚を三つ折りにして定形最大の封筒で送ることもできるが、受取人のことを考えて折らずに角形の封筒で送った。
記述
マナー・接遇
32 難易度ランク★★
次の「」内は、お父様が亡くなった人への弔電の文例である。 ( )内にそれぞれどのような言葉を入れればよいか。その言葉を答えなさい。
「(a )様のご逝去を悼み、謹んで(b)申し上げますとともに、( c )ご冥福を ( d )いたします」
33 難易度ランク★★
次のような場合の席順は、一般的にどうなるか。それぞれの( ) 内に,番号を書き入れて答えなさい。
1)新幹線で、①部長,②課長,③秘書の3人で出張するとき。
2)自分の会社の応接室で,来客と部長,課長との商談に①秘書が同席するとき。
3)タクシーで、①部長と②秘書が二人で外出するとき。
技能
34 難易度ランク★★★★
次の下線部分を, 手紙の慣用語に直して( )内に答えなさい。
1)まずは、ひとまず用件のみ申し上げます。
2) 略式だが書中をもってごあいさつ申し上げます。
3)最後になるが,皆さまのご多幸をご祈念申し上げます。
35 難易度ランク★★
次の統計をグラフにする場合,どのようなグラフにしたらよいか。一つずつ答えなさい。
1) 製品別売上高。 2)顧客満足度調査の結果。 3) 過去10年間の年間残業時間数の推移。 4)平成30年4月1日現在の部署別男女社員数。
(第116回 終わり)
